Partiendo de unas cifras que muestran que anualmente entre el 7% y el 15% de la información de una empresa es robada o filtrada, y de ésta, casi la mitad, se extrae por medios físicos a través de documentos digitalizados, impresos, copiados o enviados por fax, Konica Minolta elaboró un documento con cinco consejos para incrementar la seguridad documental en el sector bancario.

Debido a la información crítica que maneja de forma habitual el sector bancario, tanto los sistemas tecnológicos como los dispositivos físicos deben contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad de los datos.

Por eso, desde Konica Minolta se han identificado cinco factores críticos a tener en cuenta en la gestión documental, desde la máquina y los sistemas de archivo digital, para garantizar la confidencialidad y seguridad de los datos de una entidad bancaria.

Las impresoras deben estar equipadas con tecnología capaz de identificar en tiempo real cualquier documento gestionado de forma física, y relacionándolo con el usuario, detectar de si el contenido puede ser usado por la persona que reproduce el documento. De esta forma se podrá impedir que sea emitido en caso de ser necesario.

Los dispositivos deben contar con tecnología de tracking o seguimiento de documento. Esta tecnología incorpora en el propio documento físico un sistema de rastreo que permite saber en todo momento dónde está. Además, incluye información de quién fue el usuario que lo reprodujo en formato físico.

Deben, asimismo, incorporar sistemas de identificación de usuario y gestión de niveles de seguridad para el uso de los dispositivos de impresión, copia o almacenamiento. Se trata de tecnologías que permiten definir diferentes perfiles de usuario, con capacidades de uso y reproducción de documentos predeterminadas. Estos sistemas impiden y controlan el acceso a la documentación confidencial y pueden verificarse contra los directorios activos y similares para garantizar la mayor seguridad.

Las impresoras deben estar equipadas con protocolos y herramientas de encriptación de información que guarda de forma temporal o permanente.

Otro aspecto de la seguridad a tener en cuenta es la seguridad de los documentos electrónicos en torno a tres aspectos: su integridad, su vulnerabilidad y su confidencialidad. Por este motivo, el sector bancario debe incorporar sistemas capaces de gestionar versionados, notificaciones, contar con un registro de acceso, que cumpla con aspectos legales como firma electrónica de documentos críticos, o sistemas de identificación y acceso como código pin, huella biométrica o digital, o DNI electrónico.