Ricoh Mexicana presentó la nueva solución documental Pay Control, que permite eficientar los procesos del área de Cuentas por Pagar de las empresas, relacionando todos los documentos inherentes a una factura. Además aporta visibilidad y disponibilidad instantánea y los usuarios pueden obtener informes precisos.
Actualmente, las empresas reciben facturas en formatos en PDF o por correo, situación que hace que el negocio sea poco eficiente, a menos que se cuente con una solución de captura de datos para identificarlos, extraerlos y convertirlos automáticamente, de otra forma, la información se tiene que integrar manualmente. Un tiempo prolongado de procesamiento de facturas trae como consecuencia perder descuentos por pronto pago, hacer pagos tardíos, cobro de intereses y molestia a los proveedores, lo que evitará que las empresas puedan negociar mejoras en términos y condiciones de entregas y precios.
De acuerdo con Ricoh, estas son algunas razones por las que existen ineficiencias en el área de Cuentas por Pagar:
- Tiempo de registro: Existe un vacío entre el momento en que una factura llega y Cuentas por Pagar la registra, por lo que es casi imposible conocer los pasivos exactos en ese momento por lo que se pueden tomar decisiones financieras riesgosas.
- Facturas duplicadas: los proveedores las envían a diferentes departamentos, cada uno con sus propios procesos, haciendo duplicados de facturas y en ocasiones haciendo un mismo pago dos veces.
- Alto costo de factura: los procesos lentos, pagos dobles y multas de pago tardío, incrementan el costo de la facturación.
- Lento servicio al cliente interno y proveedores: cuando Cuentas por Pagar busca facturas en carpetas de escritorios, los pagos pueden tardar mucho tiempo en tramitarse.
- Pérdidas por pagos tempranos: al tener registros de pagos tempranos, se tiene un impacto positivo en las relaciones con los proveedores y se obtienen mejoras en contratos.
- Penalizaciones por pagos tardíos: perder más dinero por la misma cantidad de bienes o servicios.
Al implementar Pay Control, Ricoh proporciona a las empresas un ahorro significativo en tiempo y dinero, evitando así procesos manuales con la captura automática de facturas con Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) total o por zonas. Paralelamente, las empresas lograrán tener una gran eficiencia y les ayudará a reducir costos con el almacenamiento electrónico centralizado. Por otro lado, tanto el área de Cuentas por Pagar como las áreas implicadas en la autorización y control, podrán compartir el mismo proceso e información, teniendo acceso a facturas, pedidos, órdenes de compra y entregas con información actualizada.
