Esté en la oficina, en casa, en el colegio, o en cafeterías y hoteles alrededor del mundo, hay laptops en todos lados. La computadora portátil le permite mantenerse en contacto y realizar trabajo productivo sin importar dónde se encuentre físicamente -especialmente cuando se toma en cuenta la duración extendida de la batería y las aplicaciones y servicios de informática basados en la nube.

Por otro lado, la mera portabilidad de la laptop también lo vuelve vulnerable ante accesos no autorizados, o robo, o pérdida. Gartner estimó recientemente que cada 53 segundos se pierde una laptop.

Si bien nadie planea perder su portátil, hay una lista de cosas que se pueden hacer para reducir el riesgo y las potenciales repercusiones legales de un robo o pérdida. Al igual que en la mayoría de medidas de seguridad, la mejor defensa es una buena ofensa. Aquí hay 10 cosas para hacer antes de perder su laptop.

1. Programar una contraseña con auto bloqueo

El primer paso para proteger su laptop sería poner una contraseña. Aunque esta no la proteja de hackers capaces de eliminar el drive del disco duro de su computadora para tener acceso directo, puede ser un impedimento para ladrones no tecnológicos u oportunistas con un acceso corto de tiempo para saquear sus datos o instalar malware. No olvide de configurar una contraseña que se active después del modo sleep, y cuando aparece el protector de pantalla.

2. Cifrar el drive de su disco duro

La manera más fácil de asegurarse de que los datos en su laptop estén seguros es mediante el uso de un servicio de cifrado completo de disco tal como FileVault (Mac OS X) o BitLocker (Windows). BitLocker está disponible en las versiones Ultimate y Enterprise de Windows 7, y las versiones Pro y Enterprise en Windows 8.1 y Windows 10.

Asegúrese de guardar la clave de recuperación para los datos cifrados en un lugar seguro, pues será necesaria si es que ocurre que el recovery de datos es requerido en su drive de almacenamiento, o si la placa base de la laptop alguna vez sufre una falla catastrófica.

3. Programar los documentos para que sean sincronizados

Perder su laptop siempre es un evento inesperado, y la más grande casualidad usualmente es documentos de trabajo almacenados localmente que todavía no están en proceso, o archivos que no se encuentras en ningún otro lado (como la biblioteca de fotos que solo existe en su laptop). Considere que el dolor de perder datos o esos archivos a veces puede ser mayor que aquel de perder la laptop en sí. Es imperativo que todos los documentos y archivos estén sincronizados debidamente a una ubicación alternativa.

Esto puede ser conseguido fácilmente con uno de los muchos servicios de backup basados en la nube, como Dropbox, Box y OneDrive. También puede averiguar cómo crear una estrategia robusta de backup con servicios de la nube -incluyendo las nubes pública y privada.

4. Hacerle backup a su laptop

Incluso si todos sus archivos están correctamente sincronizados con un servicio basado en la nube, debería considerar hacer backups regulares a todo el disco duro completo. Esto ofrece paz interior adicional respecto a la seguridad de sus datos, incluyendo software instalado comercialmente, y documentos que fueron guardados fuera de los folders sincronizados inadvertidamente. Además, un backup guarda toda la configuración y ajustes también, que puede ayudarlo a reanudar su trabajo más rápido.

Para los usuarios de Mac esto está incorporado, a través del servicio de Apple Time Machine. Los usuarios de PC tienen opciones como Acronis True Image, que ofrece una capacidad de restauración bare metal que le permite restaurar todo en una nueva laptop -incluso si no es del mismo modelo y fabricante.

5. Cambiarse a una plataforma de correo electrónico basada en la nube o en el servidor

A pesar del evidente atractivo de una plataforma de correo electrónico basada en la nube o en el servidor como Gmail, Outlook y Exchange, demasiados usuarios continúan adoptando un enfoque que ve los mails descargados a través de POP en un único dispositivo del cliente. El peligro aquí es obvio: estos correos electrónicos podrían perderse irremediablemente si la laptop que contiene los datos críticos es robada o se pierde.

La conclusión es que las plataformas de correo electrónico basadas en la nube o en el servidor son mucho más fiables, y hacen que sea trivial sincronizar los emails a través de muchos dispositivos.

6. Hacer una nota de aquellos códigos de registro para software difícil de encontrar

Es cierto que el tema de códigos de registro perdidos para software que ya no se puede encontrar en línea es cada vez más raro debido a una preferencia hacia la activación de software en línea. Pero todavía puede suceder. Asegúrese de revisar periódicamente aquel software que utiliza códigos de registro, y luego grábelos y guarde una copia del software. Los códigos de registro pueden ser almacenados en un servicio de toma de notas digital, como Evernote, mientras que los archivos de instalación se pueden almacenar en su servicio habitual de almacenamiento en la nube.

7. Cifrar también el HDD portátil y unidades de almacenamiento flash

Si tiene el hábito de almacenar sus documentos en una unidad de almacenamiento portátil o una unidad flash basada en USB, no se olvide de cifrar su contenido. Dado que estos aparatos suelen guardarse en el mismo bolso que las laptops, son igual de susceptibles al robo y pérdida. Hay dos opciones principales aquí: puede utilizar el cifrado de software, como BitLocker To Go, o conseguir una unidad de almacenamiento externo que ofrezca el cifrado y la autenticación basada en hardware.

8. Establecer seguridad adicional.

No hay nada como un poco de seguridad física adicional cuando se trata de proteger un dispositivo caro como una laptop. El enfoque más fácil aquí es, probablemente, por medio de una cerradura Kensington para proteger su computadora portátil en la habitación de hotel o en otros lugares semipúblicos.

Aunque todas las cerraduras pueden llegar a ser derrotadas, incluso un candado físico simple puede ayudar muchísimo para ser un blanco menos atractivo -y, posiblemente, para enviar a las personas malas a otro lugar. Por otra parte, un sistema de alarma como el Proximo es un sistema físico que le ayuda a encontrar sus artículos -y que se puede configurar para que suene una alarma cuando los elementos rastreados salen fuera de rango.

9. Recordar incluir una nota ‘devuélvala, por favor’.

Además de todos los esfuerzos por mantener sus datos sincronizados y la seguridad física correctamente, no se olvide de incluir una simple nota con información de cómo devolver su laptop. Podría ser una dirección de oficina, un teléfono o una dirección de correo electrónico en el protector de pantalla, o impreso en un sticker pegado en la parte inferior del dispositivo.

Por supuesto, esto no funcionará si su laptop es robada, pero podría ayudar bastante a que un buen samaritano la devuelva en caso que simplemente se haya extraviado.

10. Configurarla para el seguimiento o borrado remoto.

Por último, una forma de facilitar la recuperación de su laptop sería instalar un software como Prey o LoJack en su dispositivo. Dependiendo de su plan de servicio, y cómo configurarlo, usted puede ser capaz conocer la ubicación de su equipo robado, enviar una alarma o mensaje remoto, o incluso realizar una limpieza remota del dispositivo.

Tenga en cuenta que nunca debe intentar recuperar una laptop robada por su cuenta, incluso si resulta estar cerca. En cambio, contáctese con la policía o seguridad. Aunque la recuperación no sea posible, la notificación de un borrado remoto con éxito, al menos, le dará un poco de tranquilidad, pues sus datos no estarán comprometidos.

-Paul Mah, CIO (EE.UU.)