En la calle vi a alguien con una playera que decía: “Los datos, el nuevo tesoro”. Sonreí y me puse a pensar sobre el significado de esta frase. Es una gran verdad, los datos hoy en día son el gran tesoro de las empresas.

De ahí surgió la pregunta: “¿cómo hacer que los datos mejoren el negocio?”.

Buena custodia de los datos

Todas las organizaciones deben tener un plan integral para recolectar datos y esto requiere una buena custodia de los mismos. Con esto quiero decir que debe haber un objetivo y una estrategia de cómo recolectar los datos. También tiene que tener un significado para la persona que los recolecta, sino ¿cuál es el sentido? La gerencia debe contar con los datos para tomar mejores decisiones y poder actuar conforme a estos. La buena custodia de los datos es un plan, una estructura, y una estrategia.

Disciplina de los datos

La organización debe explicar la buena custodia de los datos a los usuarios y a todos los departamentos de la empresa. Como usuario final, la clave para la disciplina de los datos es un aumento en la colecta de los mismos.

¿Cómo hago en el transcurso del dia de trabajo para recolectar datos cuidadosamente y con precisión y en un lugar que tenga sentido para mí? Por medio del uso de un software CRM para la gestión de la relación con los clientes.

Al utilizar una aplicación CRM, se gestionan actividades durante el dia que incluyen llamadas telefónicas, reuniones y comunicaciones, interacciones que se tienen con los clientes por email.

Facilitando la recolección de los Datos

Para lograr que la recolección de datos sea fácil, es indispensable contar con un sistema disponible en cualquier lugar que se encuentre uno. Con un CRM esto es posible con el Outlook plug-in que permite leer los emails, responder y utilizar el CRM al mismo tiempo. Esto se relaciona directamente con el acceso a Internet, ver todo lo que pasa en el CRM incluyendo todas las interacciones, en las que no se está involucrado.

“Buenos datos” significa que se puede utilizar la información de otras personas mientras se interactúa con el cliente y luego ellos pueden utilizar los datos creados por el usuario garantizando que la interacción con el cliente es relevante y personalizada.

La mayoría de los usuarios son móviles, lo que significa que la aplicación CRM debería serlo. El CRM móvil permite utilizarlo en cualquier lugar, optimizando su alcance. Resulta fácil de esta manera marcar y conectarse y registrar comentarios dentro del sistema, utilizando tanto texto como voz. Esto garantiza mejor calidad de los datos al actualizar en tiempo real y no perder la información clave que uno puede olvidar si no se está conectado.

De a poco, por partes

Si quieres hacer el update del CRM en una sola ocasión, es un trabajo prácticamente imposible. Pero es mucho más fácil y sencillo hacerlo durante todo el día, a medida que hacemos las actividades. De esta manera, tendremos el CRM actualizado y los datos precisos.

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 El autor de este artículo, Lisandro Sciutto, es Director de Productos de Infor para América Latina.