La Universidad Tec Milenio, campus Chihuahua, se convirtió en la primera institución, y la primera empresa del país, en implementar una solución de proximidad biométrica con el objetivo de ofrecer una mejor atención para la comunidad estudiantil, así como la integración de servicios e innovación.

La Universidad Tec Milenio del Sistema Tecnológico de Monterrey fue fundada hace diez años, actualmente cuenta con 38 campus en el territorio nacional y un campus en línea. Tec Milenio Chihuahua fue inaugurado en 2005, y hoy su comunidad está integrada por mil 200 alumnos, 130 docentes y 40 administrativos; imparte educación a niveles preparatoria, carrera profesional y maestría.

A diez años de su fundación, esta institución está entrando a una nueva etapa con la misión de brindar educación de alta calidad mediante un modelo innovador, apoyada en el uso de nuevas tecnologías.

Y ya que como uno de sus valores la innovación, el campus Chihuahua tomó la decisión de implementar Print it, de la mano de Ricoh.

Anteriormente, la institución contaba con un solo centro de copiado e impresión en donde el alumno acudía, solicitaba la impresión de sus documentos y esperaba largas filas para ser atendido; además de que operaba en horario limitado. Existían múltiples dispositivos de impresión de diversas marcas para las áreas administrativa y docente; no obstante, no había forma de llevar un control, por lo que se presentaba el abandono de impresiones y el costo de éstas debía ser asumido por la universidad. Además del desperdicio de papel, el gasto de energía y consumibles era alto.

Reconociendo esta problemática, a mediados de 2012, Tec Milenio Chihuahua planteó renovar el servicio de impresión, teniendo como objetivo una mejor atención para la comunidad estudiantil, así como la integración de servicios e innovación.

“Normativamente, Tec Milenio tiene que cumplir con un proceso de licitación; en ésta participaron cinco proveedores. Se hizo un cuadro comparativo entre las propuestas recibidas y los requerimientos de la institución. Todo el proceso llevó tres semanas. Al final, la propuesta de Ricoh se seleccionó gracias a su innovación y servicio, así como el costo – beneficio que ofrecía.”, explicó Benito Alan Ponce Rodríguez, director de Servicios de Apoyo, Tec Milenio Chihuahua.

Ricoh sobresalió por el valor agregado de ofrecer una solución integral, ya que presentó la disposición para integrar los servicios de impresión y gestión documental con tecnología de proximidad biométrica.

Así fue que en agosto de 2012 fue implementada en Tec Milenio Chihuahua la solución Print it, desarrollada en conjunto por Ricoh y el Observatorio Tecnológico Santander-ITESM.

Innovando en seguridad

Print it es una solución integral de módulos automatizados con autenticación de proximidad-biométrica, que brindan los servicios de impresión, copiado y escaneo, ofreciendo máxima seguridad y estricto control administrativo.

A finales de 2011 directivos de Ricoh Chihuahua y del Observatorio Tecnológico Santander-ITESM comenzaron a planear una forma de automatizar el proceso de impresión, incluyendo un esquema de seguridad.

“Desde el principio ideamos un plan para crear un desarrollo que integrara los multifuncionales Ricoh con tecnologías que permitieran automatizar el proceso de impresión, incluyendo esquemas de seguridad, dicho desarrollo debía ser no invasivo –que no implicara modificaciones en los equipos ni en las aplicaciones de Ricoh”, señaló Raúl Zapata Valdez, del área de Tecnología y Proyectos de Ricoh.

El Observatorio Tecnológico ya había creado algunos servicios alrededor de la Tarjeta Universitaria Inteligente (TUI). “La TUI tiene un chip que almacena el ID y el algoritmo de la huella digital del alumno. El usuario pasa su credencial por una lectora que funciona por proximidad y su huella digital por el lector biométrico, para realizar la doble autenticación. Es un mecanismo seguro, ya que realiza verificación local”, afirmó el Ing. Raime Alejandro Bustos Gardea, director del Observatorio Tecnológico Santander-ITESM.

Por su parte, Ricoh había desarrollado un kiosco de impresión antivandálico, que permitía a los usuarios tomar sus impresiones sin tener acceso a la bandeja ni a los botones del equipo, y así evitar su desconfiguración.

Entonces, Ricoh y el Observatorio hicieron un desarrollo para comunicar electrónicamente los dispositivos de autenticación con los equipos de Ricoh.

Control de los costos de impresión

Tec Milenio Chihuahua ahora cuenta con equipos Ricoh de bajo consumo de energía y que utilizan materiales “amigables con el ambiente”. Gracias a la implementación de Print it, “ahora los alumnos tienen la oportunidad de mandar a imprimir desde su laptop en cualquier punto del campus o desde el centro de cómputo y recoger sus impresiones en los kioscos –autentificándose con su credencial y huella digital–, en horario abierto, ya que es un servicio autónomo dirigido y administrado totalmente por el alumno”, apuntó Alan Ponce.

Además, Tec Milenio Chihuahua ha logrado tener el control de impresión y copiado de los administrativos y maestros, un tema que anteriormente era un gran despilfarro para la universidad por no poderlo medir ni administrar. Ahora se han eliminado por completo las impresiones abandonadas y cada impresión realizada se asigna al centro de costos correspondiente.

Más que solo impresiones

Además de llevar el control de impresiones con la Tarjeta Universitaria Inteligente, y el mecanismo de doble autenticación, Tec Milenio Chihuahua ofrece a sus usuarios disponibilidad y seguridad. Conjuntamente se ha implementado esta tecnología para el control de acceso al campus y máquinas expendedoras de alimentos. Se planea extenderla para el acceso a salones, toma de asistencia, compra de alimentos en la cafetería, alquiler de casilleros y equipo deportivo, entre otros (todos, desarrollos del Observatorio Tecnológico Santander-ITESM). Al final, a través de estos servicios y eventos servirán para apoyar a los padres de familia que requieran una localización rápida de sus hijos dentro del campus mediante un software de monitoreo.

Daniel Vivanco, CIO México