Hace dos años, Aetna presentó un programa BYOD para dar a sus empleados una mayor flexibilidad al elegir sus dispositivos de computación y comunicación, y para permitir que más personas trabajen de forma remota.

La empresa aseguradora había estado permitiendo a algunas personas que usaran sus propias computadoras en el trabajo, y luego amplió esta política hacia los teléfonos inteligentes y tabletas luego de desplegar herramientas MDM (mobile device management) de Citrix Systems y Good Technology para asegurarse la seguridad y el control.

Aetna luego añadió sistemas MDM de AirWatch, BigTinCan y BlackBerry.

La compañía adoptó múltiples tecnologías MDM para satisfacer las necesidades de sus varios segmentos de negocio, sostiene Alan Pawlak, director ejecutivo y jefe de servicios al cliente. Esos sistemas “nos permitieron comenzar a permitir que activos no corporativos tuvieran acceso a nuestros datos principales de forma segura”, señala, añadiendo que muchos usuarios “lo adoptaron” porque les permitía acceder a la red corporativa desde casa.

Antes de ampliar el programa BYOD, el departamento de TI quería obtener la aprobación del liderazgo ejecutivo y los jefes de cada línea de negocio, señala Pawlak. Para ese fin, los líderes del proyecto BYOD crearon un acuerdo escrito de que los empleados tenían que firmar antes de que se les permitiera usar dispositivos personales para trabajar.

“Ese fue un esfuerzo para proteger a la compañía debido a razones regulatorias”, sostiene Pawlak. La política contiene reglas sobre cómo engranar los dispositivos móviles en ambiente de trabajo, e identifica los tipos de usuarios que se encuentran excluidos del BYOD, como aquellos que usualmente trabajan con datos regulados, como la información personal de salud.

En la actualidad, el programa BYOD abarca alrededor de cuatro mil personas en muchos departamentos y funciones. Esto representa alrededor del 8% de la fuerza de trabajo de Aetna.

El proyecto BYOD ha evolucionado en términos de cómo las compañías aseguran los dispositivos móviles y aprueba a los usuarios. Por ejemplo, todos los dispositivos personales usados para el trabajo deben tener un contenedor seguro que crea una “pared” entre los datos personales y los datos de negocio. Todos los productos MDM que usa Aetna ofrecen esta funcionalidad.

“No permitimos una bandeja de entrada común o que se entremezcle la información personal y corporativa”, señala Pawlak. Una buena razón para esto: Si un dispositivo se pierde o es robado, la compañía puede remotamente borrar todos los datos corporativos de él sin tocar la información personal.

Aetna también ha potenciado su capacidad de medir la “salud” de los dispositivos, usando MDM. “Teníamos herramientas rudimentarias para revisar la salud de los dispositivos, pero ellas creaban más problemas de lo que resolvían”, sostiene el ejecutivo. Las primeras versiones no eran lo suficientemente flexibles para manejar los siempre cambiantes dispositivos y sistemas operativos. En la actualidad las revisiones incluyen la verificación de la localización en la red y tipo de sistema, así como “revisiones de seguridad significativas” de los dispositivos y sistemas operativos, explica el ejecutivo.

Ahora Aetna también tiene una mejor idea de los costos del BYOD y si los beneficios superan a esos costos. “Ahora entendemos los costos de licenciamiento de las aplicaciones móviles así como los costos de soporte”, indica Pawlak. “Hay una ventaja en costos de hacer BYOD, pero se encuentra balanceado con el costo de las necesidades de los empleados. Cuando iniciamos este camino, las personas asumieron que iba a ahorrar mucho dinero a la compañía. En realidad, aunque puede eliminar algunos costos, los puede incrementar en otros lugares”.

Por ejemplo, el BYOD ha eliminado la necesidad de comprar laptops para algunos empleados. Pero también ha incrementado las llamadas a la mesa de ayuda por parte de usuarios que tienen problemas con sus dispositivos o aplicaciones, o no puede acceder a la red, entre otras cosas.

“Uno tiene que estar preparado para dar una guía básica y decir a las personas a quien acudir por soporte”, señala Pawlak. También hay costos de back end para las herramientas MDM.

En el lado positivo, el BYOD ha permitido a las personas ser más productivas al trabajar prácticamente desde cualquier lugar, aunque los beneficios tangibles de esto son difíciles de medir, reconoce.

Hamilton Health Sciences
Hamilton Health Sciences (HHS) de Hamilton, Ontario, comenzó con el BYOD en el 2007 luego de desplegar Citrix XenApp, software que empaqueta las aplicaciones Windows en servicios móviles seguros. En ese punto, HHS comenzó a querer pasar de pedir a sus médicos que utilicen los dispositivos de propiedad del hospital a permitirles que ellos mismos elijan la tecnología móvil.

“El aliciente era que no querían comprar nuestros dispositivos, especialmente ya que no soportamos dispositivos Apple”, sostiene Mark Farrow, vicepresidente y CIO. Los pedidos de los usuarios por el BYOD se acrecentaron, añade, “luego de que se lanzó la iPad tuvimos más pedidos de parte de los médicos para usar los dispositivos que ellos habían adquirido”.

El proveedor de salud ahora tiene “algunos cientos” de dispositivos propiedad de los empleados que regularmente se conectan a su red. “Permitiremos que los dispositivos se conecten a nuestra red ‘de invitados’, y les daremos acceso a nuestro ambiente Citrix, correo electrónico e Internet”, señala Farrow. Los médicos usan sus dispositivos en rondas, para acceder a la información de los pacientes y para las comunicaciones.

Desde el lanzamiento de su esfuerzo inicial de BYOD, el HHS ha pasado a sistemas MDM más modernos, como Citrix XenMobile, para mejorar el monitoreo y asegurar los dispositivos. TI puede ahora borrar de forma remota los datos y correos electrónicos empresariales confidenciales y no afectar los datos personales.

La institución inicialmente se encontraba desconfiada acerca de permitir los dispositivos Android debido a las preocupaciones en cuanto a la seguridad. Pero con los controles que se incluyen en el más reciente software de MDM, ahora permite el uso de cualquier dispositivo, señala Farrow. “Los controles y las políticas de HHS permiten que los datos se encuentren seguros pero accesibles”, añade.

Un desafío ha seguido el ritmo del crecimiento. “Inicialmente la adopción fue tan rápida que nuestra red no podía manejar el tráfico”, sostiene Farrow. “Desde entonces hemos trabajado en la red y traído más componentes de Cisco para administrar [la red de invitados], y esto nos ha permitido manejar el tráfico”.

HHS tiene ahora tres redes segmentadas: Una red corporativa para los dispositivos de la compañía; una red de invitados, que permite el acceso a usuarios de BOYD con credenciales; y una red de visitantes para otros usuarios que no sean empleados o contratistas.

Land O’ Lakes
Land O’ Lakes es una cooperativa agrícola y de alimentos de propiedad de agricultores de Arden Hills, Minnesota, que lanzó su programa BYOD hace unos dos años y medio.

Como parte de su estrategia de tecnología móvil, la compañía dio a los empleados la opción de comprar sus propios teléfonos para el trabajo y recibir un subsidio, o usar un dispositivo proporcionado por la empresa. En uno u otro caso, los usuarios que quieren conectar sus dispositivos a la red corporativa para acceder al correo electrónico y las aplicaciones tienen que registrar su dispositivo en un sistema MDM de MobileIron.

“El MDM nos permite proporcionar una tienda de aplicaciones interna de aplicaciones aprobadas por la compañía que pueden ser desplegadas, y permite a la empresa saber en cualquier momento qué dispositivos y usuarios tienen acceso a las aplicaciones críticas”, sostiene Michael Macrie, vicepresidente y CIO de Land O’ Lakes. Eso elimina la posibilidad de que dispositivos falsos se conecten a los servicios corporativos.

El programa BYOD incluye alrededor de mil teléfonos inteligentes de propiedad de los empleados, o alrededor del 25% del total del volumen de teléfonos usados dentro de la compañía. El BYOD inicialmente se encontraba limitado a los empleados que frecuentemente trabajaban fuera, pero ahora incluye a los empleados de todas las áreas del negocio.

El lanzamiento del BYOD fue lo suficientemente exitoso como para que Land O’ Lakes lo ampliara incluyendo a las tabletas, y a alrededor de mil empleados -generalmente los mismos que usan los teléfonos inteligentes, principalmente vendedores y ejecutivos- que están usando sus propias tabletas para el trabajo. Éstas también deben registrarse con el sistema MDM para acceder a las aplicaciones principales.

Al inicio del programa BYOD, no había un caso de negocios fuerte para las tabletas, señala Macrie. “No teníamos aplicaciones que fueran lo suficientemente necesarias como para justificar el gasto en los dispositivos”, afirma. Pero la compañía ha desarrollado o comprado 12 aplicaciones para que las tabletas sean útiles en el campo. Por ejemplo, los agrónomos pueden acceder a imágenes satelitales e información en tiempo real sobre la tierra de los agricultores para ayudar a sus clientes a tomar las mejores decisiones mientras se encuentran trabajando en sus campos.

La política BYOD de la compañía para los teléfonos inteligentes y tabletas establece que si un usuario tiene algún dato corporativo en su dispositivo y está registrado para usar la red corporativa, la compañía puede usar el MDM para borrar los datos del dispositivo si el empleado deja la empresa, o si el dispositivo es perdido o robado. A cambio, el empleado recibe un subsidio para los pagos mensuales del servicio del dispositivo.

Land O’ Lakes está pagando una tasa de reembolso máxima que usualmente representa el 75% de una factura mensual de un teléfono inteligente típico, señala Macrie. “Esta tasa es aproximadamente menor que nuestro pago promedio por nuestros teléfonos corporativos, así que nos ahorra dinero”, señala.

“Ese es un acuerdo que tenemos con los empleados, y hasta el momento ha funcionado bien”, indica. “La mayoría de los empleados entiende que no se pueden llevar con ellos los datos de la compañía cuando salen de ella. Y debido a que hemos unido esto a la política de reembolso, hemos llegado a un acuerdo que funciona para ambos, empleado y compañía”.

La próxima ampliación del BYOD -planeada para el próximo año- incluirá las computadoras laptop y de escritorio. Mientras tanto, Land O’ Lakes está trabajando para hacer incluso más seguro el acceso móvil a su red. Este año, la compañía comenzará a segmentar el acceso a su red por tipo de usuario, ofreciendo diferentes privilegios a aquellos con registro MDM y aquellos que solo tienen un usuario y contraseña.

Pero los empleados que llevan nuevos dispositivos a la oficina representan un desafío. Para encarar esto, Land O’ Lakes está desplegando la tecnología de Cisco que ayuda a verificar que un dispositivo se encuentra “limpio” y tiene las credenciales MDM adecuadas para acceder a cualquier parte de la red. Si un dispositivo falla en alguna de estos tests, el usuario sólo tendrá acceso a Internet.

El próximo año, Land O’ Lakes explorará el uso de esta misma tecnología para segmentar aún más la red cableada para soportar el acceso de las PC y Mac de los empleados. Esto permitirá a las personas llevar sus propios dispositivos, y a la vez mitigar el riesgo de que estos dispositivos infecten la red con malware.

“Si el nuevo dispositivo viene a la oficina, solo tiene acceso a Internet -que se encuentra en una subred separada- hasta que certifique que está limpio y tiene los certificados adecuados instalados”, señala Macrie.

La compañía también aspira a proporcionar un almacén de autoservicio para las laptops y computadoras de escritorio, de tal forma que los usuarios puedan descargar software aprobado por la empresa y usarlo en sus propias máquinas.

Entre las lecciones que Land O’ Lakes ha aprendido de su experiencia BYOD es que tener empleados que usan sus dispositivos no necesariamente ahorra dinero. Mucho de los ahorros por el menor gasto en equipos se ve igualado por el costo de los sistemas MDM y los cambios realizados a la red y las aplicaciones para proporcionar mayor seguridad.