Cuando se trata de tecnología, ofrecer “opciones a los empleados” puede ayudar a atraer a nuevos trabajadores y a que los actuales estén satisfechos, pero… ¿hay algún inconveniente en ofrecer demasiadas posibilidades?

Hace tiempo que creo que las empresas deberían ofrecer a los trabajadores la posibilidad de elegir la tecnología que utilizan en la oficina y cuando trabajan a distancia. Esto permite a los empleados utilizar los dispositivos que consideren más adecuados para su trabajo, puede ayudar a atraer y retener al personal, reduce la probabilidad de que los trabajadores se desvíen de su camino y se aprovisionen de su propia tecnología (también conocida como ‘shadow IT’) y establece una relación positiva entre el departamento de TI y el resto de la organización.

Empresas como IBM y SAP han hecho públicas sus experiencias en el cambio a un modelo de elección del empleado y lo han declarado un éxito. Pero, ¿esto significa que funcionaría en todas las empresas? ¿Y cómo se decide qué camino tomar?

La cuestión más importante a la hora de desarrollar (o ampliar) un modelo de este tipo es determinar el grado de elección que se debe permitir. Si se ofrece demasiado poco, se corre el riesgo de socavar los beneficios del esfuerzo. Si se ofrece demasiado, se corre el riesgo de llegar a un nivel de anarquía tecnológica que puede ser tan problemático como la TI en la sombra sin restricciones. No hay un enfoque único para todos. Cada organización tiene una cultura, unos requisitos/expectativas y una capacidad de gestión únicos. Un enfoque que funcione en una empresa de marketing será diferente al de un proveedor de servicios sanitarios, y una agencia gubernamental necesitará un enfoque diferente al de una empresa emergente.

Las opciones también varían en función de los dispositivos que utilicen los empleados: la informática de escritorio y la móvil suelen requerir enfoques diferentes, sobre todo en el caso de las empresas que emplean un programa BYOD para smartphones.

PC, Macs, Chromebooks y otras computadoras de escritorio

La mayoría de los programas de elección de los empleados se centran en las computadoras de escritorio y portátiles. La elección por defecto suele ser básica: ¿quieres una PC con Windows o un Mac? La mayoría de las veces, la elección solo se extiende a la plataforma, no a modelos específicos (o en el caso de las PC, a un fabricante específico). Centrarse en solo dos plataformas facilita los gastos administrativos y los requisitos de asistencia técnica. También permite a las empresas aprovechar las compras por volumen a un socio para recibir descuentos por volumen.

El auge de los Chromebooks en las empresas amplía las posibilidades de elección, al igual que el uso de otros sistemas operativos, como distintas versiones de Linux o versiones específicas de Windows. Aunque Windows 11 lleva ya algún tiempo en el mercado, muchas organizaciones siguen atadas a Windows 10, en parte por la sencillez del soporte y en parte porque muchos ordenadores antiguos no cumplen los requisitos de Windows 11. 

Google está haciendo una jugada para la empresa ofreciendo ChromeOS Flex, que convierte las PC y Macs antiguos en Chromebooks. Esto permite a las empresas seguir utilizando máquinas que tienen un hardware anticuado o limitado, pero también supone añadir compatibilidad con los dispositivos ChromeOS. Dado que Flex es tan nuevo, no está claro hasta qué punto es viable con configuraciones de hardware variadas.

Luego está la opción de ir más allá de las plataformas específicas. Aunque la uniformidad del hardware facilita la implantación, la gestión y la asistencia de una flota de dispositivos, algunos usuarios pueden necesitar modelos, especificaciones o fabricantes específicos. E incluso una cantidad mínima de elección de hardware puede ampliar en gran medida los gastos generales de despliegue y soporte, especialmente cuando se utilizan varios fabricantes.

Dónde trazar la línea

Empiece por determinar qué sistemas operativos puede soportar. Una parte importante de esta decisión es comprender cuánto trabajo y costo adicional requiere cada uno (dar soporte a Windows es, por lo general, algo predeterminado para la mayoría de las organizaciones, al igual que las herramientas para desplegar y gestionar los PC con Windows).

Para dar soporte a las Mac, tendrá que invertir en software para la gestión de dispositivos, normalmente denominado gestión de la movilidad empresarial (EMM), gestión unificada de puntos finales (UEM) o servicios de gestión de dispositivos móviles (MDM); los distintos proveedores se refieren a sus productos utilizando cualquiera de estos descriptores. Es posible que ya tenga una opción de Apple, ya que utiliza el mismo protocolo para gestionar tanto el hardware de iOS como el de macOS. Por lo tanto, no tendrá que invertir en otra herramienta para gestionar los Macs (aparte de los costos de licencia adicionales para los Macs que implemente) y no debería haber una curva de aprendizaje significativa. También significa que puede utilizar las mismas agrupaciones de usuarios/dispositivos que ya existen e incluso muchas de las mismas políticas, aunque puede que sean necesarios algunos ajustes.

Aunque ya disponga de una solución de gestión, debería explorar otras opciones, especialmente si el sistema que tiene no le convence. También querrá considerar la posibilidad de invertir en una opción de EMM específica para Apple, como JAMF, Kandji y otras. ¿La ventaja? Estas empresas suelen ofrecer capacidades para el despliegue de Macs y dispositivos iOS (así como software y configuraciones) que van más allá de lo que incluye el protocolo MDM de Apple. Si espera dar soporte a un gran número de Macs, esto puede hacer que algunas tareas y procesos se ejecuten de forma más fluida y eficiente que algo diseñado para dar soporte a múltiples plataformas de escritorio y móviles.

También es importante que cuente con suficiente personal de TI, sobre todo de asistencia técnica y de soporte, que entienda de Macs.

¿Deben los Chromebooks o Linux estar en la ecuación?

Varios proveedores de EMM, aunque no todos, incluyen soporte para ChromeOS. Si su proveedor actual lo hace, no debería haber un gasto significativo en la adición de hardware ChromeOS a la mezcla. De lo contrario, tendrá que buscar otras opciones. Esto puede significar añadir una plataforma específica para gestionar los Chromebooks o sustituir directamente lo que se utiliza ahora. Al igual que con los Mac, podrá aprovechar los detalles organizativos existentes, como los grupos de usuarios y dispositivos, pero tendrá que desarrollar políticas específicas para ChromeOS.

Además de las soluciones de EMM, puede utilizar el servicio de administración de Chrome de Google; le permite no solo gestionar ChromeOS sino también el navegador Chrome instalado en otras plataformas. Aunque funciona bien, supondrá una sobrecarga adicional para el administrador, ya que utilizará dos herramientas distintas con funciones que se solapan. Y, de nuevo, tendrás que contar con personal familiarizado con ChromeOS para poder dar un soporte adecuado.

Otra preocupación con los Chromebooks es que vienen con una llamada fecha de caducidad. Cada modelo incluye una fecha de caducidad de actualización automática después de la cual no recibirá actualizaciones de funciones ni parches de seguridad. Aunque toda la tecnología acaba sufriendo la obsolescencia, normalmente se debe a que el hardware más antiguo no puede ejecutar el software más reciente. Aun así, en otras plataformas los parches de seguridad suelen mantenerse durante algún tiempo. En el caso de ChromeOS, la decisión se basa menos en las mejoras técnicas y más en una fecha real. Y el reloj empieza a correr cuando un modelo de Chromebook sale al mercado por primera vez, no cuando se compra o se activa por primera vez. Si decides dar soporte a ChromeOS, utiliza la lista de modelos de Google y las fechas asociadas para maximizar la duración del servicio de cada Chromebook.

Si tiene la intención de ofrecer dispositivos con Linux, deberá buscar un hardware que lo soporte. Determinar exactamente cómo es eso puede ser un poco complicado debido a las variedades de Linux disponibles. Lo mejor es estandarizar en uno y buscar la opción mejor y/o más rentable. Esto también facilita las demandas de soporte, que pueden crecer significativamente si necesitas varias distribuciones de Linux.

Versiones del sistema operativo y especificaciones del hardware: elija bien

Es importante determinar qué versiones de cada sistema operativo va a soportar. Esa decisión puede estar motivada por el hardware o por los problemas de seguridad de cada plataforma, la puntualidad de las actualizaciones y el proceso de actualización tanto del SO como del software una vez que el hardware está desplegado. Esto puede variar significativamente, por lo que hay que tener en cuenta los requisitos de seguridad, la vida útil prevista de las máquinas, los plazos típicos de actualización y la facilidad para dar soporte a cada versión de los sistemas operativos que se seleccionen.

Una vez que haya decidido las plataformas, la siguiente consideración importante es qué especificaciones o modelos de hardware tiene previsto ofrecer (querrá estandarizar esto en la medida de lo posible, sobre todo en el caso de las PC.) Apegarse a un solo proveedor es lo mejor tanto para la compra por volumen como para la facilidad de soporte, pero incluso entonces las configuraciones de hardware pueden variar mucho. Intente elegir un equipo sólido y apéguese a las configuraciones estándar en la medida de lo posible (de nuevo, tanto para la compra por volumen como para la asistencia técnica).

El factor de forma también es importante. Esto es especialmente cierto en el caso de las PC, donde existen numerosas opciones de computadoras de escritorio, portátiles, tabletas e híbridos. Aunque una buena opción única debería satisfacer las necesidades de la mayoría de los trabajadores, hay razones legítimas por las que algunos usuarios y ejecutivos pueden necesitar o querer algo diferente. Si tiene una buena idea de cuáles son esas necesidades, puede decidir de antemano un par de opciones para ofrecer, ya sea cuando los empleados estén haciendo una selección o si la opción estándar no satisface sus necesidades.

También puede seleccionar una opción estándar y tratar las solicitudes de modelos caso por caso. Si opta por esta opción, cree un procedimiento para que los usuarios soliciten un modelo/configuración específico (y para mantener los costes bajo control, exija la aprobación del director como parte del proceso). Y siempre puede preguntar por las razones específicas de una elección no estándar y sugerir alternativas que tengan menos probabilidades de aumentar el coste o la complejidad administrativa.

Cómo decidir sobre los dispositivos móviles

En muchos sentidos, los dispositivos móviles fueron el catalizador de la elección de los empleados en primer lugar, independientemente de si son dispositivos BYOD propiedad de los empleados o dispositivos propiedad de la empresa bajo un modelo de “elige tu propio dispositivo” (CYOD). Aunque algunas empresas siguen dictando dispositivos específicos, esto se refiere principalmente a dispositivos como iPads y tabletas. Sin embargo, con los teléfonos inteligentes, los empleados suelen tener una amplia gama de opciones.

El iPhone ha sido durante mucho tiempo el teléfono preferido por las empresas, especialmente después de que Apple empezara a incorporar funciones empresariales ya en 2008, cuando introdujo la compatibilidad con Exchange Active Sync y los perfiles de configuración (dos años más tarde, Apple presentó su protocolo MDM.) Aunque Android sufrió algunos problemas iniciales importantes en lo que respecta a las capacidades empresariales, ambas plataformas están hoy preparadas para la empresa.

La gran pregunta para los smartphones es qué nivel de soporte heredado es el adecuado. Apple sigue proporcionando actualizaciones del sistema operativo y parches de seguridad para el iPhone durante más tiempo que cualquier otro fabricante de teléfonos inteligentes. Además, tiene la ventaja de que las actualizaciones se envían directamente desde Apple a cada iPhone.

En el lado de Android, el apoyo a las actualizaciones del sistema operativo y de seguridad puede variar mucho, al igual que la entrega de las mismas. Los dispositivos Pixel de Google obtienen un margen decente de actualizaciones activas, y están disponibles de inmediato (muy parecido a las actualizaciones de iOS). Otros fabricantes están decididamente más mezclados. Algunos, como Samsung, superan los plazos de actualización de Google, pero la mayoría se quedan cortos, y algunos dispositivos nunca verán una actualización del sistema operativo. Dado que los fabricantes tienen que examinar las nuevas versiones de Android con su hardware y las personalizaciones que han hecho a Android, no es raro que pasen meses entre que Google publica una actualización y los dispositivos la reciben.

Dado el número de modelos de dispositivos Android disponibles, tratar de entender qué es compatible o no fue una vez un gran desafío (y una de las razones por las que iOS dominó el mercado empresarial durante tanto tiempo). En los últimos años, Google ha trabajado para ayudar a las empresas a evitar este escollo creando Android Enterprise, un conjunto de funciones diseñadas para ayudar a las organizaciones a desplegar y gestionar los dispositivos Android.

Los fabricantes que quieren ser incluidos en la rúbrica de Android Enterprise deben aceptar implementar ciertas características de seguridad y gestión y ofrecer cierto nivel de soporte de actualizaciones en el futuro. Google utiliza los datos de estos fabricantes para crear una lista de búsqueda de dispositivos Android Enterprise autorizados que puede clasificarse en función de una amplia gama de parámetros, como la versión inicial de Android, el hardware y el almacenamiento, la compatibilidad con la región del operador y la fecha de lanzamiento inicial. Esto proporciona una herramienta útil para determinar qué dispositivos de propiedad de la empresa está dispuesta a ofrecer y/o la gama de dispositivos que está dispuesta a apoyar bajo un programa BYOD. Pero el programa también ha sido criticado por no alcanzar sus elevados objetivos.

Parece haber una tendencia con Android a tratarlo principalmente como una plataforma de teléfonos inteligentes, a pesar de que hay una gama de tabletas Android en el mercado. La mayoría de ellas simplemente no tienen la importancia que tienen el iPad, la Surface o el Kindle Fire (señalo estos tres ejemplos porque suelen ser más solicitados que las tabletas Android).

La gestión de los iPads no es materialmente diferente a la de los iPhones y los Macs. Hasta hace relativamente poco, el iPhone y el iPad funcionaban con el mismo sistema operativo, aunque Apple ha empezado a diferenciarlos. Con la llegada del Silicio de Apple, los actuales iPad Pro y iPad Air utilizan en realidad el mismo chip M1 que impulsa varios de los actuales modelos de Mac.

Del mismo modo, la Surface es un PC con Windows, al igual que cualquier otra tableta o dispositivo híbrido con Windows. hay poca diferencia entre la gestión de las tabletas con Windows y la de los PC de sobremesa o portátiles.

El Kindle Fire es un animal completamente diferente. Aunque el sistema operativo Fire se basa en una versión bifurcada de Android, realmente no puede considerarse un dispositivo Android. Su experiencia de usuario es completamente única, no puede conectarse a Google Play Store y está diseñado para preferir los servicios de Amazon en lugar de los de Google. Y lo que es más importante, Fire OS no puede utilizar las funciones EMM de Android porque el sistema operativo ha sido muy modificado. 

Eso no significa que no se puedan gestionar las tabletas Kindle Fire; hay algunos proveedores de EMM que admiten cierta gestión básica de dispositivos para ellas. Sin embargo, la mayoría de los proveedores de EMM no lo hacen (o han dejado de dar soporte a Fire OS). Esto puede significar depender de múltiples productos EMM, así como mayores desafíos administrativos y confusión. En consecuencia, muy pocas organizaciones admiten las tabletas Kindle Fire.

¿Qué otros dispositivos se pueden ofrecer?

Además de las plataformas tradicionales de escritorio y móviles, la informática empresarial y educativa sigue en auge. Los televisores inteligentes (o cajas que ofrecen streaming y otras funciones) son un elemento cada vez más importante en muchas salas de conferencias, espacios de reunión, aulas y oficinas.

El set top box del Apple TV ofrece amplias capacidades de configuración y gestión en tvOS, incluyendo la configuración, las restricciones de acceso, la conectividad de red y el nombre del dispositivo, y las aplicaciones. Al igual que con otros productos Apple de esta lista, cualquier proveedor que soporte el protocolo MDM de Apple debería ser capaz de gestionar una flota de unidades estacionarias de Apple TV o unidades para empleados y ejecutivos que necesiten viajar como opción de presentación. Más allá del Apple TV, la situación es más turbia, aunque los proveedores de EMM sí son compatibles con diferentes plataformas de TV, sobre todo con Android TV.

A pesar del potencial comercial de los asistentes virtuales en los negocios y las empresas, el mercado de los altavoces inteligentes se basa casi exclusivamente en el consumidor. Lo mismo ocurre con las plataformas de infoentretenimiento para vehículos, como CarPlay de Apple y Android Auto. Esto no significa que no puedan utilizarse para tareas empresariales básicas como pedir a Siri que lea y responda a los mensajes, o decirle a Google Assistant que programe una reunión o cree una lista de tareas. Sin una integración empresarial directa, estas plataformas simplemente utilizan su conexión con la identidad de un usuario en sus ecosistemas respetados para realizar tareas y enviar los resultados a los dispositivos de un usuario, actuando esencialmente como un acceso directo para completar una tarea en un teléfono inteligente o un PC.

Trabajar con los empleados, gerentes y ejecutivos para ofrecer la mejor combinación de herramientas para apoyar sus funciones de trabajo se ha convertido en un requisito para casi todos los departamentos de TI, especialmente después de dos años y medio de trabajo remoto e híbrido durante la pandemia. Esto ofrece enormes oportunidades tanto para los usuarios como para el personal de TI, pero tener demasiado de algo bueno hace que deje de serlo.

-Ryan Faas, cio.com