Millones de personas luchan hoy día por mantener su buzón de entrada bajo control, y “trabajan duro”, pero llegan al final del día con un sentimiento de no haber logrado mucho. El e-mail, si bien puede ser una herramienta muy útil, también puede ser una gran “aspiradora” del tiempo y un asesino de la productividad.

No importa quién eres o lo que haces, hay un término que es sin duda relevante para su trabajo: la productividad. No es simplemente una medida de la cantidad de horas que vamos a trabajar, ni la cantidad de mails que contestaste hoy. La productividad tiene que ver con lograr las cosas que realmente importan en el tiempo que realmente importan.

¿Por qué el e-mail no siempre es útil?

No es directo. Le da “poder” a las personas “sensibles” o “pasivo-agresivas” para amplificar conflictos interminables sin dar la cara.

Es impersonal. No comunica los matices de su personalidad correctamente y los mensajes pueden ser fácilmente malinterpretados.

Parece urgente. La tentación de revisar constantemente la bandeja de entrada, dejando de lado las tareas más importantes actuales está siempre presente.

Es evidente que el manejo del e-mail afecta nuestra productividad. Por ello es fundamental desarrollar hábitos personales y una cultura de uso adecuada con nuestros equipos de trabajo. Estas simples reglas aumentarán su productividad:

1. Si quiere recibir menos correos, envíe menos correos. Tan ridículo y simple como suena para un problema tan generalizado, esta es la regla de oro de la gerencia de e-mails: enviar menos.

¿Cómo enviar menos e-mails?

Pregúntese: “¿Es realmente necesario?”

Limite el uso de “Responder a todos”.

Limite el uso de “Cc” o “Bcc”.

Limite el uso de “FYI”, “gracias”, “OK”, “recibido”, etc.

2. Establezca una rutina. La rutina aplica a todas sus actividades personales y profesionales. Sin embargo, el mensaje más importante aquí es que necesita “bloquear” o asignar espacios de tiempo para leer correos. Lo demás debe ser estrictamente para enfocarse en tareas específicas.

3. Practique la “buena etiqueta”. Las siguientes son “formas ejecutivas” del uso del e-mail que le ayudarán a obtener los resultados que está buscando. Escriba sólo e-mails que:

Indique claramente qué espera lograr del destinatario.

Sean fácilmente leíbles. Utilice párrafos cortos (2-3 líneas).

Llame por teléfono. A veces, es más fácil llamar a la persona.

Responda dentro de 24 horas. Aunque esto sea sólo un “Hola, recibí tu e-mail y estoy procesándolo.” Esto debería ser una cortesía común.

Que sean sobre un solo tema y comuníquelo con claridad.

Evite discusiones “online”. Por e-mail, no logrará el objetivo deseado.

4. Vacíe su bandeja de entrada a “0″ e-mails (o casi “0″) diariamente. Es difícil, pero gratificante. Cómo lo pueda lograr depende de establecer un hábito personal siguiendo estos pasos:

Ejecute. Si el e-mail se trata de una acción concreta que puede ser realizada en menos de 2 minutos, “just do it“.

Delegue. Remita a la persona correcta.

Programa. Decida hacerlo más tarde, agréguelo a su lista de tareas y coloque un recordatorio con fecha y hora específicas fuera de su bandeja de entrada.

Elimine. Si no lo necesita para referencia posterior, dejarlo en su bandeja de entrada es un mal hábito. Bórrelo.

Archive. Añada a una bandeja de archivados para su posterior consulta (pero sólo si es absolutamente necesario, de lo contrario, bórrelo).

Como con cualquier metodología, las mejores prácticas expuestas aquí no son nuevas, pero dependen de crear un hábito personal.

¿Está dispuesto a amplificar su productividad personal a partir de hoy?

– Jaime Blanco es vicepresidente de Soluciones de CLAdirect