Cuanto más evoluciona el mundo digital, las preocupaciones se concentran en cómo implementar un ecosistema de seguridad alrededor de la información sensible que se encuentra en las bases de datos de las empresas e incluso en los organismos públicos. La explosión de las tecnologías como el Cloud y el Big Data, presentan focos de atención sobre la información sensible de las personas y las empresas, y esto se ve reflejado en la creciente tendencia de inversión en seguridad informática y en el desarrollo de roles específicos como el de CSO (Chief Security Officer).

El concepto de Seguridad de la Información no solamente abarca la información digital, sino que incluye también los datos que se manejan en otros medios como documentos en papel. Actualmente, el flujo de la información basada en el papel continúa siendo de suma importancia en una empresa.

La gestión de la Seguridad de la Información debe incluir la información en documentos basados en papel, y que ésta es tan o más importante que la información que se encuentra en formato digital. Profundizar la gestión de la Seguridad de la Información sobre los documentos basados debe ser una preocupación real.

Como referencia, tan sólo el 38% de las empresas cuenta con una guía a los empleados de almacenamiento y destrucción de documentos en papel.

Pero la mejor estrategia que se puede implementar es transformar estos documentos en papel en documentos digitales. Al hacerlo, se incorpora esta información dentro del ecosistema de Seguridad de la Información digital, que es donde naturalmente se centran los esfuerzos en Seguridad de la Información de una empresa moderna.

Para una correcta transformación de los documentos en papel hacia documentos digitales se debe tener en cuenta que los documentos digitales forman parte de procesos de negocio, donde muchas veces es el documento en papel el centro del proceso.

Beneficios del documento digital

Transformar los documentos en papel hacia documentos digitales será posible dotarlos de características de seguridad más avanzadas, por lo tanto, las empresas acarrearán beneficios adicionales para el negocio, por ejemplo:

• Se puede mejorar la accesibilidad, permitiendo acceder a la información desde cualquier lugar, de manera simultánea; cumpliendo con las medidas de seguridad apropiadas.
• Incrementa la seguridad, ya que la copia digital es respaldada, dificultando que el documento se pierda. Si el documento tiene información sensible, es posible incorporar mayores medidas de seguridad, algo imposible sobre el documento en papel.
• Ahorra tiempo y espacio, ya que el acceso de la información será más sencillo, no será necesario desplazarse para conseguir la información necesaria y se elimina el espacio físico requerido para almacenar un documento en papel.
• Brinda agilidad en la gestión diaria, permitiendo mejores tiempos de respuesta con los clientes, mejorando su satisfacción, disminuyendo tiempos en lo que es búsqueda y almacenamiento de la información, y permite a las personas centrarse en las actividades que agregan valor.

Gracias a la digitalización de documentos y la seguridad que conlleva, ahora los empleados pueden ser igual de productivos, incluso a miles de kilómetros de sus oficinas. Es esencial para cualquier empresa permanecer competitivos en el mundo digital, haciendo sus operaciones más eficientes para aumentar sus ingresos y su crecimiento. (Con información de Ricoh Mexicana).