Imagínese si todos y cada uno de los tipos de información que usted necesita se almacenaran en un solo lugar. Ni siquiera en nuestra vida diaria, en la que tenemos acceso a casi todo a través de nuestro celular, esto es muy fácil de imaginar ¿Y cómo saber si esa información que recibimos es realmente cierta o es una noticia falsa?

Ahora, imagine este mismo escenario en una empresa, en la que diariamente se producen y almacenan miles de datos nuevos de diferentes tipos ¿Es posible encontrar una única fuente de datos y asegurar que la información resultante de estos datos sea la información correcta?

Sí, es posible. Si pensamos que esto no implica la existencia de una única fuente para los datos, sino la definición de un proceso que asegure que su ERP es el guardián de los datos oficiales para obtener la información más correcta y actualizada para los procesos de negocio. Es fundamental implementar una cultura de uso de este sistema como fuente de datos que generan información oficial dentro de la empresa.

Esta práctica, denominada Single Source of Truth  o Fuente Única de la Verdad, da como resultado una ganancia significativa en la integridad de los datos y en el potencial de acierto de las acciones tomadas por los colaboradores.

También evita que los elementos se dupliquen o desactualicen y reduce los esfuerzos del equipo para el análisis, la consulta, los informes y la toma de decisiones. Es un concepto que, correctamente implementado, se vuelve primordial en la transformación digital de los negocios.

Un ejemplo práctico de cómo funciona esto

Cuando una empresa decide lanzar un nuevo producto, como una motocicleta, por ejemplo, se crean miles de nuevos códigos en un sistema para identificar cada pieza y accesorio que existe en este nuevo modelo. Cuando se registra una de las piezas, ya sea para fabricación, reventa o asistencia técnica, el sistema central debe garantizar que existe un código único para la misma. Así, es posible evitar duplicidades que dificultan los procesos de reventa, fabricación o costeo.

En este sentido, cada rubro recibe constantemente nuevos datos, como código fiscal, impuestos, certificaciones, que se enriquecen en la misma base de datos. Así, siempre que necesitemos disponer de una fuente de datos completa y fiable para los procesos de negocio gestionados por el ERP, encontraremos estos datos dentro del ERP y los extraeremos como información a través del ERP. Garantizamos una fuente única de información confiable de principio a fin.

Hoy en día, ya existen algunas formas de garantizar que las personas no puedan recopilar datos del lugar incorrecto. Sabemos que gran parte del proceso es humano y requiere del adoctrinamiento de los procesos hasta que se convierta en una cultura en las empresas. Pero invertir en el correcto almacenamiento de datos y evangelizar a los empleados para que tengan una única fuente para consumir estos datos como información es garantía de retorno y precisión en todas las operaciones diarias.

Es común tener varios sistemas conectados en una empresa, ya sea en la tienda física u online, en producción o en envío. Sin embargo, saber cómo tratar con diferentes fuentes es importante, suministrar y respetar el ERP como centro de datos, y aquí vale la pena mencionar que incluso los datos que no son comercializados por ERP pueden retroalimentarse y almacenarse en él – es lo que trae los resultados más positivos y lo que evita que varios datos incorrectos pasen y dañen el negocio.

¿Significa esto que el ERP por sí solo resuelve todos los problemas y necesidades comerciales en la gestión de datos? No existe un remedio único para todas las enfermedades, y lo mismo aplica en este caso.

Herramientas de gestión de datos maestros, o MDM en inglés (Master Data Management), tienden a ser los socios ERP ideales en situaciones donde la recopilación y complemento de datos es constante y descentralizada. La herramienta MDM crea el famoso “registro de oro”, o registro perfecto, con datos completos y actualizados para una entidad específica. Retroalimentar los datos en toda la cadena de sistemas vinculados a MDM (obviamente, asegurando que ERP sea el punto principal de esta cadena) es la clave del éxito.

Rodrigo Sartorio, Director de Productos de TOTVS y Adriano C. Martins, gerente de TI de Harley-Davidson Motor Company