A medida que Google+ crece en popularidad -ahora con más de 20 millones de usuarios-, la nueva red social está provocando una serie de cuestiones con implicaciones legales para las empresas. Josue Kubicki, director de las prácticas legales y corporativas de Applied Discovery, un proveedor de e-discovery que trabaja con las empresas en la preparación y respuesta a acciones legales, señala implicancias como potenciales cambios de política, problemas de retención de datos y más.
“Google+ cambia las cosas expandiéndolas”, comenta Kubicki. “Esto no es más que otra plataforma, la plataforma de Google, que aporta una gran cantidad de temas relacionados con la privacidad, como qué información recopila Google y cómo la utiliza, lo cual no necesariamente es algo malo. Los consumidores constantemente están negociando la privacidad para ganar productos, innovaciones y servicios”.
Con el fin de prepararse para el potencial aumento de interés en Google+, Kubicki ofrece cinco recomendaciones que las empresas deben considerar cuando permitan que los empleados accedan a Google+ desde el interior de la empresa y sobre dispositivos de la empresa.
1. Incluya a Google+ en su política de medios sociales
Las políticas de medios sociales y las políticas de uso aceptable son importantes para las empresas por una serie de razones, incluida la de asegurarse de que los empleados entiendan qué comportamientos son adecuados o no, así como las posibles consecuencias.
El hecho de que Google+ sea nuevo no significa que las empresas deban ignorarlo, añade Kubicki. “El departamento legal tiende a ver muchos casos de empresas que ignoran los medios sociales. Por el contrario, las empresas deben asegurarse de que están utilizando medios sociales e incluir específicamente a Google+ en su política social”.
Aquí hay algunas cosas que debe considerar cuando actualiza su política: ¿Debería permitir el acceso a todas las personas, o solo a grupos selectos? ¿Los empleados tienen la posibilidad de revelar dónde trabajan? ¿Qué pasa con los dispositivos de la empresa como teléfonos móviles? Y, con el advenimiento de los círculos de Google+, ¿Qué información puede compartir en privado y en público?
Kubicki señala que es importante tener en cuenta que no todos entienden aún cómo usar los controles de privacidad de Google+. Y, a menos que usted sepa, lo más probable es que usted piense que el compartir un post con un círculo significa que solo esas personas pueden verlo. La realidad: los miembros de su círculo en realidad pueden compartir su post con sus círculos, y antes de que lo sepa, su mensaje ya no es privado -una de las razones por las qué es tan importante hacer frente a todos los ángulos de una plataforma en su política.
2. Capacite a los empleados en sus políticas
Las acciones que toma alrededor de los medios sociales dentro de la empresa, no debe detenerse a solamente la creación de una política. El siguiente paso -que la mayoría de las empresas no han hecho todavía- es, quizá, el más importante, de acuerdo con Kubicki: capacitar a los empleados en sus políticas.
“Con demasiada frecuencia, las empresas que tienen una política de medios sociales no llegan a la capacitación. Recomendamos a las organizaciones proporcionar capacitación tanto a los usuarios que usan los medios sociales en nombre de la empresa, como también al el resto de los empleados”, comenta.
Esta capacitación debe abarcar todo lo referente a la política de medios sociales, lo que está permitido, lo que está prohibido, cómo se controla el uso y qué acciones se pueden tomar. Además, Kubicki señala, que los derechos del empleador y del empleado deben ser comunicados y entendidos por todos los interesados.
La capacitación también debe abarcar todas las plataformas disponibles para los empleados, por ejemplo, Facebook y Twitter, y cuáles son sus funciones individuales. “Recomendamos una descripción básica de las plataformas más populares que hay, para establecer una base de entendimiento por la que los nativos digitales y los usuarios recientes se puedan comunicar”, señala Kubicki.
Su recomendación final: Haga una revisión de los típicos ejemplos de condiciones de uso o términos de servicios para ayudar a educar a los empleados sobre las realidad de los datos que se recogen y se venden a terceros, y la posibilidad de que puedan ser considerados responsables de la publicación de contenido prohibido, como trabajos con copyright, lenguaje ofensivo o difamatorio, idioma o spam.
3. Considere el potencial de Google+
“En este momento, aunque es un poco extraño porque Google es una empresa de búsqueda, no hay botón de búsqueda en Google+”, señala Kubicki. “Una vez que tenga ese botón, la pregunta es: ‘¿Qué se busca? ¿Va a buscar lo que usted ha publicado en privado con sus círculos, o públicamente con todo el mundo? Y cuando busque su contenido, ¿Qué aparecerá? “
Es importante tener en mente estas preguntas, tanto para su empresa como para sus empleados, señala Kubicki, porque nunca se sabe cómo será utilizada su información en el futuro.
“AdWords ‘lee’ su cuenta de Gmail y analiza el lenguaje, por lo que se puede imaginar que también puede leer el diálogo en sus Círculos de Google+”, agrega. “¿Qué tan cómodo es que Google tenga acceso a sus conversaciones privadas y utilice esa información para publicidad? Eso nos lleva a cuestiones de privacidad”.
4. La actividad de Google+ se puede detectar en litigios
“Muchas personas piensan que solo porque Google+ es una nueva red social, está fuera del alcance de la información detectable en litigio”, señala Kubicki. “Pero ese no es el caso.”
Él dice que todos los medios sociales son considerados como información almacenada electrónicamente, independientemente de lo viejo o nuevo del servicio, y por lo tanto entra en el ámbito de la información potencialmente relevante. Por lo tanto, de presentarse una demanda, la información de Google+ de un empleado podría ser admitida como prueba en litigios civiles.
Dado que las empresas están obligadas por ley a conservar los datos potencialmente relevantes que sean razonablemente accesibles, podría haber situaciones en las que se puede requerir que la compañía capte y conserve esta misma información. Kubicki señala que ya está viendo esto dentro de la industria de servicios financieros, donde esta obligación nace de las necesidades normativas de cumplimiento”.
5. No descarte Google+ debido a las preocupaciones por la privacidad y seguridad
Kubicki se apresuró a señalar, sin embargo, que los problemas de privacidad o de seguridad no deberían incitar a que las empresas bloqueen Google+. Es importante que los empleados “encuentren un nivel de comodidad personal, porque la única manera en la que vamos a aprender y la única manera en que Google+ va a mejorar es gracias a la gente que lo utiliza”, señala. “No quiere que la gente sea tan cuidadosa -explore, no salte al vacío.”
Kubicki también agrega que Google+ parece ser tan segura como cualquier otra gran plataforma, aunque reconoce que es probable que haya fallas y parches en el futuro. Pero entre una sólida política de medios sociales y una apropiada capacitación de los empleados, indica, las empresas deben ser capaces de navegar sin problemas por la creciente popularidad de Google+.
