Teniendo en cuenta el actual momento económico, en el que la austeridad en los presupuestos empresariales destinados a TI es una nota dominante, aprender a administrar el parque de impresión de la forma más eficiente resulta primordial.

No cabe duda que, en muchas ocasiones, los usuarios imprimen más de lo estrictamente necesario, algo que se ha visto acentuado con el creciente uso de Internet. Muchos usuarios imprimen todo lo que ven en la Red, además de sus correos electrónicos, los documentos que llevan adjuntos, presentaciones corporativas… con lo que el número de páginas impresas por usuario ha seguido creciendo en los últimos años.

Según las estimaciones de Gartner, si las empresas llevasen a cabo una óptima administración de su flota de impresoras, podrían reducir sus costos de impresión entre 10 y 30 por ciento.

Pero, ¿cómo ahorrar y reducir estos costos? Una óptima aproximación al ahorro en los sistemas de impresión debe tener en cuenta distintos aspectos. Uno de los puntos clave es la existencia de soluciones gratuitas que permiten administrar de forma remota la actualización de drivers o la administración del firmware.

También la implantación de soluciones de seguridad lleva asociado un ahorro económico, pues sólo se imprimen los documentos cuando el usuario se identifica en la impresora mediante clave y contraseña o una tarjeta de identificación, evitando que se impriman documentos que luego quedan olvidados.

Además, en estos costos de impresión, no sólo hay que tener en cuenta el costo del equipo y el de cada página impresa. El costo de los consumibles, tóner, tinta y papel, también juega un papel importante. Una impresión de mala calidad puede elevar los costos de impresión al tener que volver a imprimir los documentos, con su consiguiente impacto en el medio ambiente.

Sin duda, las empresas, sean del tamaño que sean, antes de comprar un sistema de impresión, deben analizar con detenimiento cuáles son sus necesidades, qué personas van a tener acceso a esos sistemas y de qué forma.