Mencionó que la implementación “es parte del objetivo estratégico de la entidad para modernizar la tecnología y las aplicaciones en el área administrativa y para apoyar la eficiencia operativa y administrativa de la Institución a través de la homologación de procesos, integración de infraestructura, portalización de servicios para la comunidad Tec, y procesos de desarrollo y soporte”.

En cuanto a los beneficios, subrayó: “los 32 campus que conforman la Institución se benefician al tener sistematizados y homologados los procesos de negocio de apoyo de administración y finanzas; privilegiando la calidad de la información y facilitando el control y la disponibilidad de los servicios. Este proyecto continúa después de un proceso de homologación Institucional que inició en el 2002 y que dio como resultado la integración de 23 sistemas administrativos descentralizados en dos (Banner y SSA). Esto es, se mantenían dos sistemas con su gente e infraestructura soportando los procesos de administración y finanzas; al final de la implementación de SAP se tiene una instalación central que homologa políticas y las mejores prácticas de éstos procesos de negocio. Un ejemplo del impacto de este proyecto se puede ver en la reducción del 50% de los gastos de viaje en el mes de octubre del 2009 en donde ya se tenía integrada toda la aplicación de TM (Travel Management) que permitió realizar un análisis integral de todo el Sistema Tec”.

Agregó que “la estandarización y homologación de los procesos facilitó la integración de los servicios académicos con los administrativos reduciendo el tiempo de consulta de información para alumnos y padres de familia, resultando en una mejoría del servicio y una reducción de los gastos de operación de las entidades operativas”.

Por otro lado, enfatizó Luis Caraza “al integrar procesos administrativos y académicos se facilita la toma de decisiones en niveles estratégicos de la Institución al apoyarse con herramientas de Business Intelligence que provee la plataforma SAP para realizar análisis más detallados del sistema completo, tanto académicos como administrativos”.

Por último, precisó: “el proyecto se planeó y ejecutó en dos grandes etapas, iniciando en el año 2005. La primer etapa se realizó en el transcurso de dos años durante los cuales se trabajó en el diseño de procesos, la programación de la aplicación y la corrida de pilotos en algunos campus. Esto permitió afinar y estabilizar el diseño de la aplicación. La segunda etapa se realizó en los siguientes dos años dentro de los cuales se trabajó en un roll-out progresivo para el resto de los campus, y un conjunto de sociedades de servicio. Se cierra el proyecto en septiembre del 2009 habiendo pasado por una fase de estabilización durante la cual se ajustaron procedimientos de mantenimiento y soporte a la plataforma”.