En el momento en que los servicios de cloud computing para herramientas de productividad están ganando fuerza, ¿usted pensaría que el software para escritorios como Office 2010 va a la baja?
Hay que decir que a Office 2010 le está yendo bastante bien, a pesar del despegue de la nube. Microsoft reportó esta semana en uno de sus blogs que conmemora el primer aniversario de Office 2010 que los clientes corporativos han adoptado este software cinco veces más rápido en su primer año de lo que lo hicieron con Office 2007.
Office 2010 también es la versión de consumo de Office que más rápido se ha vendido, asegura Microsoft. El gigante del software reporta también que casi 50 millones de clientes están usando la versión de Office basada en la Web (Office Web Apps). Office Web Apps se creó en parte para contrarrestar la amenaza de Google Apps, que ha estado batallando con la adopción empresarial.
Pero debido a las muchas actualizaciones de Office 2010, el nuevo Office puede trastornar el lugar de trabajo, especialmente si su base de usuarios está haciendo el cambio desde Office 2003 – por ejemplo, la interfaz Ribbon.
Después de completar la migración a Office 2010, invariablemente van a surgir problemas de soporte. En un reciente reporte titulado “Las Lecciones Aprendidas: Microsoft Office – Asegurando una Migración Exitosa”, la compañía de servicios y personal de TI, Technisource, ofrece cuatro tips de soporte para Office 2010 y adelantarse así a las quejas de los usuarios, reduciendo las llamadas al escritorio de servicio y aprovechando al máximo su inversión en este software.
Haga obligatoria la capacitación
Capacitar a los empleados y al equipo del Help Desk es crítico y debe realizarse antes de la implementación de Office 2010, señala Technisource. Esto reducirá las quejas y la confusión de los usuarios una vez que Office 2010 esté listo para usarse. La capacitación es algo que una compañía puede hacer internamente. Microsoft ofrece programas de soporte y capacitación para Office 2010 y también hay disponibles guías en línea gratuitas.
Adiós a los menús, qué tal Ribbon
El controvertido diseño del Ribbon que se introdujo en Office 2007 que utiliza listones en lugar de las barras de menús para navegar y editar es confuso para los nuevos usuarios. Pero Microsoft tiene herramientas disponibles para que los usuarios y los trabajadores del escritorio de servicio aprendan la nueva interfaz y la estructura de los comandos.
La Guía Interactiva de Office 2010 es una herramienta en línea útil que enseña a los usuarios dónde se localizan los comandos del menú y de la barra de tareas en Office 2010. Asimismo, la guía ofrece una lista de los comandos y botones de Office 2010 que puede imprimirse.
Brinde a los Empleados Guía de Referencia Rápida
Además de la capacitación formal, se recomienda ofrecer una “guía de referencia rápida” que resalte las diferencias entre Office 2003/2007 y Office 2010. Dichas guías pueden comprarse o pueden compilarse internamente.
Un cliente de Technisource citado en el reporte desarrolló guías cortas que le mostraba a los usuarios las diferencias básicas entre las versiones de Office, y publicó las guías en el sitio de soporte del Help Desk de la compañía.
TI programó el mensaje que los usuarios reciben cuando llaman al escritorio de ayuda para dirigirlos a donde se localizan las guías de referencia en línea. Asimismo, los vínculos a la guía de referencia se envían por correo electrónico a los usuarios cuando llaman al Help Desk, y si es necesario, los profesionales de soporte TI de la compañía guían a los usuarios a través de una muestra de la guía.
Personalice Office 2010
Una forma de reducir las llamadas de soporte es evitar que ocurran los problemas. Tchnisource dice que existe una variedad de posibilidades de personalización con Office 2010 que ayudarán a ofrecer a los usuarios un entorno estandarizado y fácil de navegar.
Un ejemplo básico: Colocar las funciones clave como “Imprimir” en la Barra de Tarea de Acceso Rápido para reducir las llamadas al escritorio de ayuda para preguntar, “¿Cómo imprimo?”
