En México, muchas de las organizaciones están en riesgo procesal por no haber podido realizar –durante el confinamiento impuesto por la pandemia del Covid-19–, contratos cuyas firmas tengan validez ante tribunales. Esto ha impactado en la desaceleración de su operación y en su ventaja competitiva para la reactivación económica.

La operatividad de algunas organizaciones se ha visto “suspendida” en promedio dos semanas por la ausencia del personal afectado, lo cual ha significado en ocasiones la imposibilidad de concretar “cierres” de ventas por no estar presente el responsable legal para fines de firma de contratos o la imposibilidad del área de operaciones para avanzar en resolver situaciones internas con proveedores.

Esta situación ha colocado a las organizaciones en enorme desventaja operativa y en un riesgo procesal porque, muy probablemente, esos contratos no cumplen con los requisitos legales para ser considerados como prueba en un juicio.

En el confinamiento, la opción para firma de contratos ha sido la de recibir una imagen del contrato que se firmaba, se enviaba por correo electrónico y posteriormente se entregaba de manera física. Además de retrasar los procesos de reactivación económica, la copia escaneada de estos contratos contiene una firma que jurídicamente no tiene valor.

“Implementar la firma electrónica lo más pronto posible es de suma importancia para los procesos contractuales. Permite evitar los bloqueos operacionales y apoyar la reactivación económica, vital para las organizaciones de nuestro país en este 2022”, comentó el Alfredo Reyes Krafft, Socio Director de Reyes Krafft Solís y de LexInf IT Legal Advisory. 

Dijo que una plataforma de gestión del ciclo de vida de contratos con una firma electrónica, representa la solución a esta problemática. “En nuestro país, Webdox CLM provee la única firma electrónica que contempla los requisitos establecidos por la legislación mexicana, incluida la NOM-151 -relativa a la conservación de mensajes de datos-, para ser considerado como prueba en juicio”, estimó el también doctor en Derecho y autor del libro La firma electrónica y las entidades de certificación.

Y es que el Código de Comercio y el Código Federal de Procedimientos Civiles de México establecen y aplican las reglas específicas de valoración de la prueba electrónica no solo a elementos de carácter mercantil sino también a asuntos de carácter civil, laboral e incluso penal.

En el ámbito mercantil esta prueba electrónica debe garantizar tres conceptos:

1. La atribución – Permite atribuir un mensaje de datos a una persona en específico. Este modelo de atribuciones es muy importante porque garantiza que la persona que está firmando es quien dice ser.
2. Garantía de integridad – Verifica que el documento, a partir de que se generó por primera vez en su forma definitiva, no se ha modificado. Es legalmente autorizado por un tercero, con el auxilio de un reloj atómico que pone sello de día y hora y que lo firma electrónicamente.
3. Accesibilidad â€“ Garantiza que el documento sea accesible a cualquier persona que tenga interés jurídico, es decir al destinatario, al juez, al auditor, a las autoridades para una consulta posterior.

Con respecto a la inclusión de la constancia de conservación en la firma electrónica de Webdox, José Manuel Jiménez, CEO y Fundador de la organización comentó que “con la inclusión de la NOM-151, emitida por un Prestador de Servicios de Certificación debidamente acreditado por la Secretaría de Economía, estamos garantizando la legalidad de nuestra firma electrónica en México así como su certeza jurídica dando tranquilidad a nuestros usuarios en México, ayudándoles a su competitividad y propiciando la aceleración de los negocios mediante relaciones justas, eficientes y transparentes”.