Pablo es el director de ventas de una gran industria química. Él dirige un equipo de 20 ejecutivos y viajan mucho, visitando  industrias de fabricación repartidas por todo México. En su cuaderno, en el teléfono inteligente, en la PC de casa, accede a las aplicaciones comprobadas y aprobadas por el personal de TI de su empresa. Pero Pablo usa a diario también aplicaciones que ha descargado de la web y que son útiles en su rutina. Se trata de servicios como Google Docs y Dropbox, entre varias aplicaciones para su uso personal.

Pablo es uno de los millones de usuarios corporativos que utilizan  recursos propios de tecnología o lo que llamamos Shadow IT  que le hacen la vida más fácil. Lo que es preocupante es que Pablo puede utilizar  de estos servicios paralelos de TI  también para compartir información confidencial, como contraseñas, documentos confidenciales y planes a largo plazo de su empresa con las partes internas o externas.

Pablo no es el único

El Informe de Blue Coat Elastica publicado en  la primera mitad de este año muestra que las empresas utilizan un promedio de 841 aplicaciones en la nube, un valor 20 veces mayor que las aplicaciones que han sido aprobados por las áreas de TI de estas organizaciones. En la práctica, por lo tanto, los empleados corporativos siguen utilizando de los  servicios en la nube – sean  seguros o no – para compartir datos y es una acción que no se ajusta a las directrices de las empresas.

El informe Blue Coat  Elastica también muestra que el 23% de los datos más estratégicos de la compañía son compartidos por la nube y el  12% de los documentos introducidos en las aplicaciones Shadow IT  contienen información confidencial.

Una forma de hacer frente a esta realidad es simplemente bloqueando el uso de la TI paralela o shadow IT en su organización pero quien ya  trató de seguir este camino entiende que hoy en día hay miles de aplicaciones en la nube pero  mañana habrá aún más.

Por lo tanto, es posible que desee abrir vías de comunicación entre las áreas de TI y las  áreas de negocio y RH. De acuerdo con  Blue Coat el método descrito a continuación se refiere a evitar que el empleado se desanime con las restricciones impuestas por el área de TI y que todos los involucrados (TI, negocios, recursos humanos) interactúen para el bien de la empresa.

En este contexto, la seguridad informática se convierte en responsable  de  la productividad y de la innovación también.

Es posible que un usuario encuentre  en la web, una aplicación que se adapte a alguna necesidad específica  y que el CIO pruebe  este sistema y esté de acuerdo con su uso. También es  probable que el área de Recursos Humanos sea parte de  esta  transformación corporativa y elimine  las limitaciones como encargadas de mantener  los vínculos que están en proceso de renovación.

Es importante señalar, sin embargo, que en este río de intercambios entre TI, negocios y recursos humanos todos tienen que entender que la empresa trabaja a partir de las reglas de cumplimiento que tienen una razón de existir. No se puede  dejar el uso de la TI paralela (Shadow IT)  fuera de control. Al contrario.

Esencial descubrir, monitorear y controlar el acceso a aplicaciones en la nube

Esto se puede hacer con la ayuda de soluciones CASB (Agente de seguridad de acceso a la nube) la cual ofrece a la empresa  visibilidad sobre las  aplicaciones informáticas Shadow IT. El resultado es la generación de informes sofisticados y detallados sobre qué áreas de negocio están haciendo (descarga, carga) y que  aplicaciones Shadow  TI están utilizando.

Por encima de todo, las soluciones CASB controlan el acceso a través de la nube y protegen los datos críticos de la empresa. Esto evita que el usuario desprevenido pueda compartir a través de aplicaciones de Shadow IT  información esencial del negocio. Para ello, el CASB identifica y clasifica la información confidencial.

En las mejores plataformas CASB, los datos críticos jamás son compartidos  en la nube. Si alguien  trata de compartir, por ejemplo, los datos extraídos de las aplicaciones como Salesforce, Oracle Sales Cloud y ServiceNow, encontrarán  información inteligible con símbolos sin sentido. Esto sucede debido a las capacidades de tokenización de CASB.

La eficiencia de las soluciones CASB es tal que se puede programar el borrado de los datos sensibles de una transacción específica o bloquear la descarga de un archivo crítico. Esta es una solución muy potente que simplemente impide que una información estratégica sea compartida a través de un servicio de Shadow IT.

Una advertencia: no todas las aplicaciones que la zona de negocios utiliza es Shadow IT

Recuerde que muchos empleados utilizan aplicaciones como Twitter, Facebook o Dropbox para su uso personal. La inspección de las aplicaciones personales puede entrar en conflicto con el respeto a la privacidad de los empleados. Este es un asunto delicado para el  área de TI. De ahí la importancia de compartir la toma de decisiones sobre bloqueo y prohibición con los gerentes y directivos de la empresa.

De acuerdo con Gartner, hoy  en día, las unidades de negocios son capaces de implementar servicios de TI con la misma velocidad con la que se crean en la web. De acuerdo con un informe de este instituto de investigación en el año 2015, el 35% del presupuesto de TI se gasta en acciones definidas fuera del departamento de TI. Y para el año 2017, los CMOs  ( directores de marketing) van a invertir más en servicios de TI que  los CIO.

En este contexto, el área de TI  actúa como “asesor de confianza” para el área  de negocios para recomendar  la forma de mejorar la experiencia del usuario y la productividad de la empresa.

Es el consenso y  no el conflicto lo  que promueve la seguridad del entorno corporativo digital y real-

Durante mucho tiempo el área de TI  se dedicó  a limitar, pero ahora vivimos en la era en la que utilizando buenas estrategias de seguridad, el CIO puede decir que sí.