Gartner identificó las siete mejores prácticas que deben llevar a cabo los responsables de los departamentos de gestión de proyectos (PMO) que cada vez más, se enfrentan al reto de demostrar cuál es su valor.

El objetivo de la lista es que dichos profesionales mejoren la efectividad de sus proyectos, así como su porfolio y programas de gestión, y demuestren que pueden ayudar a la organización y a sus objetivos estratégicos.

“La digitalización y las TI bimodales son sólo dos ejemplo de los muchos desarrollos en el entorno de los negocios que necesitan el apoyo de las PMO”, explicó Mbula Schoen, analista senior de Gartner. “El hecho de no evolucionar y adaptarse a estos cambios puede dar como resultado que las PMO queden desalineadas de los objetivos de las compañías, o que parezca que no aportan valor a la misma”.

Teniendo en cuenta este aspecto, Gartner publicó un listado con las siete prácticas que deberían llevar a cabo las PMO para alcanzar una gestión más efectiva.

Las claves

En primer lugar, la firma consultora destaca la necesidad de contar con el equipo humano adecuado, con las habilidades y los conocimientos necesarios. “La gente generalmente es reacia a los cambios por lo que es fundamental que la PMO contrate personal que pueda impulsar el cambio en lugar de resistirse al mismo”, aseguró Schoen.

En segundo lugar, esta firma considera necesario identificar y ejecutar iniciativas de alto impacto y de alta visibilidad. Los analistas consideran vital para demostrar el valor de las PMO mejorar las prestaciones de proyectos importantes y de mucha visibilidad.

En tercer lugar, Gartner coloca los informes de aquello que realmente preocupa a la empresa. “La mayoría de los departamentos de gestión están proporcionando informes de estado de los proyectos y programas, pero la percepción de muchos ejecutivos de negocios sugiere que hay un problema de comunicación”, explicó Schoen.

El siguiente punto identificado por la consulta implica construir un marco de actuación que demuestre que la PMO está alineada con los objetivos estratégicos de la compañía. Y es que para Gartner, un buen marco no sólo servirá a para esta alineación sino que también ayudará a la identificación de objetivos e hitos en el camino hacia la resolución de problemas y obstáculos que bloquean el éxito estratégico.

En el quinto lugar, se sitúa a la necesidad de proporcionar a los directivos información clara y sin ambigüedades. La presentación de informes breves y precisos es más efectiva para los directivos que aquellos que se pierden en grandes cantidades de detalles.

El sexto paso consiste en destacar los logros conseguidos por el departamento, no sólo a través de las métricas acordadas previamente con los directivos sino también promocionando los éxitos conseguidos. Esta promoción debe darse no tanto a partir de los simples números sino a través de beneficios más tangibles para la empresa.

Por último, las PMO, según Gartner, deben evolucionar para dar soporte a los negocios digitales y a las TI bimodales. Los equipos deben adaptar sus modelos de servicio a los cambios tecnológicos si quieren ser efectivas para sus compañías. “Una PMO eficaz continuamente re-examina sus procesos y capacidades para asegurar que están en línea con las necesidades actuales de la empresa”, finalizó Schoen.

-IDG.es