Las herramientas de comunicación y colaboración basadas en la nube brindan a sus equipos remotos e híbridos las herramientas que necesitan para comunicarse desde cualquier lugar donde trabajen. Esta es la razón por la que su equipo debe adoptar las comunicaciones unificadas en la nube ahora.

El debate terminó y la nube ganó. La mayoría de las empresas han dejado atrás sus pintorescos sistemas telefónicos PBX y se han mudado a un sistema de comunicaciones unificadas (UC) que existe completamente en la nube, porque no quieren estar atados a una ubicación en particular para comunicarse. Para la fuerza de trabajo distribuida e híbrida de hoy en día, las herramientas de colaboración y comunicaciones comerciales basadas en la nube tienen sentido.

Si su organización se aferra a los teléfonos en sus escritorios o si su equipo de TI es reacio a admitir otra solución en la nube, es hora de dejarlo ir, especialmente si su empresa está adoptando un modelo de trabajo híbrido. No sólo es probable que ese teléfono acumule polvo, sino que las UC se han convertido en el pegamento técnico que mantiene unidas a las personas cuando la colaboración en persona es un desafío. Si no se implementa, es probable que se frene todo el negocio.

El trabajo híbrido es el camino a seguir

El trabajo distribuido no es nuevo, por supuesto, pero hacer que toda una fuerza laboral sea híbrida presenta desafíos técnicos únicos para TI. Con algunos trabajadores que ingresan a la oficina, al menos a veces en el formato híbrido, y otros que permanecen completamente remotos, los equipos confían cada vez más en una variedad de herramientas de comunicación para reemplazar las conexiones en persona.

Según un estudio reciente de Economist Impact encargado por Google Workspace, más del 75 % de los encuestados creen que el trabajo híbrido o flexible será estándar dentro de sus organizaciones en los próximos tres años. Un estudio de IBM de 2020 también encontró que el 75% de los empleados quiere seguir trabajando de forma remota, al menos ocasionalmente, mientras que el 54% quiere que el trabajo desde casa sea su principal forma de trabajar. A excepción de las empresas de servicios y aquellas que requieren presencia física, lo híbrido llegó para quedarse. Es bueno para los trabajadores. Y dado que pone menos autos en la carretera, es bueno para el planeta.

A medida que el trabajo híbrido se convierte en el camino a seguir, los departamentos de TI se encuentran bajo una enorme presión para adoptar tecnologías que ayuden a los empleados a trabajar y colaborar en este nuevo entorno. Los sistemas de comunicación heredados y las soluciones de software monolítico se diseñaron para una fuerza laboral que se reúne en el mismo lugar. Dado que ese ya no es el caso, sus equipos no tienen más remedio que dejarlos de lado y adoptar herramientas que funcionan desde cualquier lugar, de la misma manera que lo hacen las personas que las usan.

Esto significa implementar herramientas que permitan una comunicación interna y externa efectiva para facilitar que los trabajadores y los equipos distribuidos colaboren desde cualquier ubicación. Aquí es donde brillan las soluciones de comunicaciones unificadas basadas en la nube. La combinación de voz, mensajes de texto, reuniones de video y más, UC basadas en la nube o comunicaciones unificadas como servicio (UCaaS), mejora la productividad y la eficacia de los trabajadores. Capacidades como videoconferencias, espacios de trabajo en equipo, pizarras virtuales y uso compartido de documentos y pantallas permiten que sus equipos trabajen de manera efectiva desde cualquier ubicación o zona horaria.

Estas herramientas varían en costo, pero puede esperar pagar desde alrededor de $20 dólares por usuario por mes para llamadas y mensajes básicos hasta más de $60 dólares por usuario por mes para llamadas, mensajes, reuniones, video y más.

UC ya no es sólo un servicio telefónico

Al proporcionar a los trabajadores móviles los servicios de comunicación que se adaptan a sus estilos de trabajo móvil, las soluciones UCaaS integran sin problemas múltiples ubicaciones y conectan a los trabajadores móviles con funciones con las que su teléfono de escritorio nunca podría soñar. Las herramientas de UC que las empresas están adoptando en la actualidad van mucho más allá de los teléfonos VoIP básicos. Consolidan las llamadas, la mensajería (piense en la mensajería instantánea para empresas), las reuniones, la colaboración en equipo, el uso compartido de archivos, el acceso móvil desde cualquier navegador y más, en una herramienta que ayuda a mejorar las comunicaciones internas y externas, así como la productividad de los trabajadores.

Las nuevas capacidades de Inteligencia Artificial (IA) que han surgido en los últimos dos o tres años han mejorado aún más las soluciones UCaaS, especialmente para reuniones y conferencias. Estos sistemas inteligentes reducen el ruido de fondo, entienden el lenguaje natural para que puedan proporcionar resúmenes y aspectos destacados de la reunión, y asignan automáticamente tareas a los asistentes a la reunión en función de las conversaciones. Estas herramientas mejoran enormemente la experiencia de las reuniones. Como muchos trabajadores ya no están en la misma oficina física con sus colegas y las reuniones en persona son cada vez menos frecuentes, estas herramientas cierran la distancia y mejoran la colaboración interna y externa.

Las comunicaciones en la nube y el gran pivote

Las soluciones de comunicaciones en la nube demostraron su valor durante la pandemia. Las organizaciones que ya los estaban usando pudieron pasar rápidamente al trabajo remoto sin perder el ritmo, mientras que las que aún no los usaban lucharon por mantenerse en contacto y ser productivos.

Estos son algunos ejemplos de estudios de casos publicados:

• Interstate Batteries utilizó la plataforma de comunicaciones de Vonage (VPC) para transformar la forma en que los empleados se comunican y operan desde la oficina o en cualquier lugar, brindando flexibilidad y asegurando la continuidad del negocio. Pudo permitir que los equipos cambiaran rápidamente al formato remoto y mantuvieran a más de 600 empleados en contacto, de manera segura.
• Bennett International, la sexta empresa de transporte especializado más grande de América del Norte, mantiene en contacto a 3,000 empleados y contratistas mediante la solución en la nube RingCentral MVP (mensajes, videos, teléfonos). No importa dónde esté trabajando alguno de sus colaboradores, ya que los contactos, la capacidad de video y la mensajería del equipo están en el teléfono y la computadora de todos.
• El Departamento de Seine-Saint Denis en Francia utiliza Avaya Spaces para facilitar la comunicación entre sus 8000 empleados y socios sin restricciones de ubicación. Las videoconferencias de esa herramienta y otras capacidades de colaboración están disponibles en cualquier dispositivo, y los miembros del equipo pueden crear espacios de trabajo públicos o privados, compartir y almacenar archivos y administrar tareas de proyectos. Por ejemplo, Spaces facilita la visualización de flujos de trabajo a través de un tablero Kanban, lo que permite a los equipos priorizar y realizar un seguimiento del progreso de las tareas de forma colectiva.

Profundizar en un mundo híbrido probablemente cambiará aún más la forma en que nos comunicamos y colaboramos con clientes, colegas, socios y proveedores. Una vez que las herramientas UC se conviertan en la norma, la ubicación no importará. Las comunicaciones y la colaboración en la nube hacen posible crear y disolver equipos virtuales simplemente llevándolos a un espacio de trabajo virtual donde pueden colaborar y conectarse con colegas a través de voz o video. Comenzar un nuevo proyecto de I+D, una nueva campaña de marketing o una lluvia de ideas sobre el problema de un cliente es cuestión de invitar a las personas adecuadas a un espacio de trabajo para charlar, celebrar conferencias y compartir ideas y documentos. Y como todo está basado en la nube, los trabajadores pueden acceder al espacio de trabajo y al contenido desde cualquier ubicación o dispositivo.

Todo esto conduce a una mayor productividad para los equipos híbridos. Los estudios generales muestran una mayor productividad de los usuarios gracias a las comunicaciones y la colaboración en la nube. Las empresas han encontrado entre un 10% y un 25% de mejoras en la productividad gracias a las comunicaciones y la colaboración en la nube, lo que se traduce en una finalización más rápida de los proyectos, una resolución de problemas más eficaz y una mayor innovación.

¿Qué herramienta elegir?

No hay escasez de nuevas ofertas en este espacio de una lista creciente de proveedores de comunicaciones en la nube. Desde nombres conocidos como Microsoft, Google y Zoom, hasta especialistas como 8×8, Avaya, Dialpad, Edify, Intermedia, Mitel, Nextiva, RingCentral, GoTo y Vonage, las empresas tienen muchas opciones.

Y la comunidad de proveedores continúa agregando más capacidades y funcionalidades. A medida que los servicios de comunicación en la nube siguen mejorando, puede esperar ver capacidades de IA como la transcripción en tiempo real y la traducción de idiomas dentro de sus reuniones para mejorar la colaboración en una base global de empleados.

La antigua forma de trabajar está cambiando y requiere nuevas herramientas y enfoques. A medida que los trabajadores continúen redefiniendo qué espacios usarán para una oficina, recurrirán cada vez más a las herramientas de comunicación y colaboración basadas en la nube para mantenerse en contacto con colegas, clientes y socios. Para la nueva fuerza laboral híbrida y distribuida, la nube es el camino a seguir.

Blair Pleasant, analista de la industria de las comunicaciones, presidenta y analista principal de COMMfusion LLC y cofundadora de BCStrategies .