Pocas organizaciones están verdaderamente posicionadas para cumplir la promesa de una toma de decisiones basada en datos. Aquí le mostramos cómo saber si su organización es una de ellas.

Las empresas han aprendido a prosperar, y en algunos casos a sobrevivir, aprovechando los datos para obtener una ventaja competitiva. Pero, ¿cuántas organizaciones son realmente empresas basadas en datos?

“Los datos se están volviendo cada vez más valiosos, especialmente desde una perspectiva comercial”, apunta Lakshmanan Chidambaram, presidente de mercados verticales estratégicos de las Américas en la firma global de consultoría de TI Tech Mahindra. â€œDespués de todo, los datos pueden decirnos mucho sobre los procesos y actividades de una empresa. Muestra si uno se está moviendo en la dirección correcta, identifica áreas de mejora y sugiere un proceso apropiado para realizar esas mejoras”.

Estos son algunos rasgos clave de una empresa basada en datos, según los expertos:

Operan con una estrategia de datos de toda la organización

Ser una empresa basada en datos requiere tener una estrategia de datos integral y cohesiva que se aplique en toda la organización. Esto abarca la tecnología y la automatización, incluido el uso de Inteligencia Artificial (IA). Pero también incluye cultura, gobernanza, ciberseguridad, privacidad de datos, habilidades y otros componentes.

“El mercado de las herramientas analíticas, de almacenamiento y de gobierno de datos ha crecido considerablemente, pero las empresas aún luchan por comprender el alcance del desafío”, considera Chidambaram. â€œLos CIO, CTO y [directores administrativos] deben dar un paso atrás y establecer una estrategia en toda la empresa para aprovechar el valor de los datos para su empresa e integrar la IA para permitir las ventas, el marketing y la excelencia operativa”.

Esto incluye garantizar que la arquitectura de datos brinde tanto a los profesionales de datos como a los tomadores de decisiones no técnicos las herramientas que necesitan para ir más allá de las decisiones instintivas y anecdóticas, opina Chidambaram.

“Muchas empresas corporativas y gubernamentales están aprovechando los conocimientos basados ​​en datos para mejorar el servicio al cliente, reducir los gastos operativos, crear nuevos flujos comerciales y lograr la eficiencia comercial general”, agrega.

Lograr que el liderazgo y la fuerza laboral de una organización se comprometan con un enfoque basado en datos es clave para determinar el éxito, asevera Chidambaram. â€œLas organizaciones deben asegurarse de [abordar] la siguiente pregunta para llamarse a sí mismas una organización verdaderamente basada en datos: ¿Todo el mundo está dispuesto a adoptar los datos como parte de la cultura empresarial?” Ã©l dice.

Optimizan la asignación de recursos

Una cosa es desarrollar una estrategia basada en datos; otra cosa es ejecutar efectivamente el plan. Ahí es donde es importante contar con los recursos adecuados y actualizarlos según sea necesario.

“Una vez que se define la estrategia, las personas, el proceso y las herramientas para respaldar la estrategia son fundamentales para una organización basada en datos”, externa Kathy Rudy, socia y directora de análisis y datos de la firma de consultoría e investigación de tecnología global ISG.

Por ejemplo, las organizaciones necesitan tener un proceso para crear catálogos de datos; procedimientos y herramientas para la limpieza y calidad de datos; casos de uso de datos definidos y las herramientas adecuadas para respaldar los casos de uso; acceso efectivo y seguro a los datos para usuarios internos y externos; seguridad general para respaldar los casos de uso; y un centro de datos de excelencia para admitir solicitudes de datos complejas

Desde la perspectiva de las personas, ser una organización basada en datos significa contar con un equipo sólido de analistas de datos, científicos de datos, ingenieros de datos y otros profesionales, y brindar la capacitación necesaria cuando es necesario actualizar las habilidades.

Hacen hincapié en la gobernanza de datos

El gobierno de datos es otro componente de la estrategia general de datos que merece una atención especial. La gobernanza abarca la seguridad de los datos, la privacidad, la confiabilidad, la integridad, la precisión y otras áreas. Es esencial para mantener una operación basada en datos.

“Sin el control de datos, no puede confiar en que los datos que está utilizando sean de alta calidad, estén sincronizados entre conjuntos de datos mediante una taxonomía común o sean seguros”, señala Rudy. “El gobierno de datos también proporciona la base para el acceso a los datos”.

ISG a menudo se enfrenta a bases de datos dispares con diferentes taxonomías y formas de mantener los conjuntos de datos, dice Rudy. â€œUna vez que establecimos una metodología de gobierno de datos centralizada, con personas, procesos y herramientas, pudimos desarrollar nuevas formas de usar nuestros datos interna y externamente para la entrega de clientes, productos y monetización de datos”.

El enfoque centralizado también estableció protocolos de seguridad adecuados para el acceso a los datos dentro de la empresa. Muchas personas piensan que los datos deberían democratizarse, aunque no estoy convencida de eso”, dice Rudy, y añade: â€œA menos que realmente comprenda la fuente de los datos, cómo se recopilaron, el contexto de los datos y [cómo] analizar los datos, el uso inadecuado puede conducir a malas decisiones”.

Por ejemplo, cuando los equipos de ventas de ISG solicitaron información de la cuenta, el equipo de datos comenzó a generar informes y descubrió que había varios nombres para el mismo cliente. â€œEsto hizo que fuera muy difícil reunir una instantánea del negocio a lo largo del tiempo, qué se vendía, por quién, etc.”, comenta Rudy. “La falta de control sobre nuestros datos generó datos sucios en nuestro sistema y una imagen incompleta de un cliente que podría habernos llevado a diseñar incorrectamente una estrategia de cuenta”.

El uso responsable de los datos es primordial para las organizaciones basadas en datos, dice Deepika Duggirala, vicepresidenta sénior de plataformas tecnológicas globales de TransUnion, un proveedor de servicios financieros, atención médica y tecnologías de seguros.

“Esto significa proteger todos los datos dentro del ecosistema de datos de una empresa, tanto en movimiento como en reposo, mientras se mantiene la privacidad de los asociados y los consumidores”, afirma Duggirala. â€œUna empresa debe ser capaz de evolucionar junto con las crecientes regulaciones de protección de datos, al educar a todos los asociados sobre las regulaciones de protección y privacidad de datos de Estados Unidos e internacionales, y al incorporar la seguridad y el cumplimiento en el diseño inicial de todo el almacenamiento y consumo de datos. Esta mentalidad es la forma en que TransUnion hace posible la confianza y protege nuestro ecosistema de datos y su cumplimiento”. 

Establecen una mentalidad de datos amplia

Desarrollar una mentalidad y una cultura de datos es parte de la estrategia de datos general, pero merece una mención especial porque realmente ayuda a que la estrategia cobre vida.

“Todos los aspectos de la toma de decisiones están influenciados por los datos”, agrega Duggirala. â€œLos asociados dominan su interpretación para comprender mejor el mercado y tomar decisiones acertadas. Este es el núcleo del proceso de desarrollo de productos de TransUnion: los gerentes de productos, los diseñadores de experiencia del cliente y los desarrolladores aprovechan una faceta diferente de nuestros datos para identificar soluciones que resuelvan necesidades específicas, definan plazos de lanzamiento y garanticen funciones simples e intuitivas”.

En las empresas que se basan en datos, “existe un reconocimiento en toda la organización de que los datos están en el centro de la toma de decisiones”, comenta Rudy. â€œEntonces, cuando se plantean desafíos, se hacen preguntas o se diseña una estrategia, las personas automáticamente buscan datos para respaldar la toma de decisiones”.

En ISG, “desde materiales de marketing y ventas que describen nuestras credenciales, hasta entregas de clientes donde los datos se utilizan para corroborar recomendaciones, informes de la industria donde respaldamos nuestro conocimiento y experiencia con datos y hechos, los datos realmente están en el centro de todo lo que hacemos”, afirma Rudy. â€œLos datos dan a las empresas una ventaja competitiva. Vemos los datos como circulares. Estamos continuamente en el proceso de recopilar, validar, administrar, curar y analizar datos para generar información para todos nuestros interesados”.

Las organizaciones basadas en datos tienen muchos impulsores, sostiene Theresa Kushner, directora del Centro de Innovación para América del Norte de la consultora NTT Data. â€œEsto significa que no importa dónde se encuentre en la organización, puede tener acceso a los datos que necesita para hacer su trabajo”, dice. â€œLas organizaciones que no se basan en datos suelen estar aisladas en su enfoque de la gestión de datos”.

La investigación de NTT Data muestra que una minoría de organizaciones dice que los datos se comparten sin problemas en toda la empresa. â€œEn una empresa basada en datos, este no es el caso”, aclara Kushner. â€œDebido a que estos grupos están dirigidos por su liderazgo para tomar decisiones basadas en datos y debido a que tienen equipos que prestan especial atención a los conjuntos de datos clave, pueden moverse rápidamente e impulsar sus negocios utilizando datos precisos y fácilmente disponibles”.

La colaboración regular es clave para tener una mentalidad de datos. â€œLos datos no son nada sin que las personas los compartan y los usen”, asegura Kushner. â€œLas culturas basadas en datos eficaces dependen de una colaboración eficiente y una comunicación abierta entre los propietarios de los datos y sus usuarios. Este rasgo de una organización basada en datos reemplaza a todos los demás, como capacitación, certificación, gobierno de datos, actualizaciones periódicas de procesos”.

Hacen de la recopilación de datos una preocupación principal

Muchos proyectos de IA se archivan en poco tiempo porque los científicos de datos no pueden encontrar los datos que se necesitan para un modelo propuesto, dice Kushner. â€œA menudo esto se debe a que los datos nunca se recopilaron. Las organizaciones basadas en datos no tienen este problema. Saben qué dominios de datos son importantes y necesarios para el funcionamiento de la empresa y se aseguran de que estos conjuntos de datos estén protegidos y seleccionados”.

Por ejemplo, la mayoría de las empresas tienen sistemas de administración de relaciones con los clientes (CRM) que utilizan las ventas para registrar y rastrear oportunidades, manifiesta Kushner. Pero los datos en estos sistemas a menudo están incompletos para los clientes y sus transacciones, especialmente si la entrada de datos es responsabilidad del vendedor, dice.

“Esto significa que cuando los científicos de datos quieren crear un modelo de cliente que identifique a los clientes que comprarán en un momento determinado o de un canal específico, es posible que los datos que necesitan no estén disponibles o no sean lo suficientemente completos para respaldar el modelo”, manifiesta Kushner. â€œSin embargo, las organizaciones basadas en datos entienden que estos datos son fundamentales para administrar el negocio y, como resultado, garantizan que las prácticas de administración de datos sean exhaustivas para las áreas clave”.

En muchos casos, para garantizar que los datos se ingresen correctamente, estas organizaciones automatizan los procesos de ingreso de ventas para liberar a las ventas de las tediosas tareas de ingreso. â€œSegún el tipo de negocio o la industria, las áreas clave pueden cambiar”, asevera Kushner. â€œPor ejemplo, los fabricantes pueden encontrar que administrar la información de sus proveedores más de cerca es su dominio de datos clave. Independientemente de la industria, las organizaciones basadas en datos tienen un plan para recopilar, administrar y usar datos clave”.

Fomentan una fuerte colaboración entre TI y el negocio

Las empresas basadas en datos tienden a presentar buenas relaciones de trabajo entre TI y los líderes empresariales. Por ejemplo, cuando el CIO trabaja en estrecha colaboración con el departamento de finanzas , una empresa puede maximizar el valor de los datos financieros.

“Entregar la información correcta, en el momento correcto, en el formato correcto a los ejecutivos y gerentes requiere una estrecha colaboración entre el CFO y el CIO”, señala Lynn Calhoun, CFO de la firma de servicios profesionales BDO.

“Esto incluye reunir a los equipos de finanzas y TI para definir los requisitos de información, colaborar en la configuración de los sistemas y la arquitectura de TI correctos para cumplir con esos requisitos, y trabajar en estrecha colaboración para implementar y respaldar sistemas y procesos ágiles que puedan seguir el ritmo de los negocios actuales que cambian rápidamente. ambiente”, dice Calhoun.

En el caso de BDO, “trabajamos en estrecha colaboración para comprender lo que la empresa ‘necesita’, no sólo lo que pide, que generalmente está limitado por lo que sabe”, explica Calhoun. Esa restricción limita la capacidad de los líderes empresariales para lograr sus objetivos, finaliza.

Bob Violin, CIO.com