No puede administrar un negocio -incluso uno pequeño- sin tecnología. Necesita computadoras, smartphones, almacenamiento de archivos, una página web y toda una serie de activos de alta tecnología. Entonces, ¿cómo pagar todo eso con un presupuesto que es más ajustado que los jeans de los hipsters?

Sin duda, algunos costos no pueden ser simplemente evitados, pero puede obtener las herramientas que necesita sin necesidad de reventar su tarjeta de crédito. Una de las formas más fáciles es intercambiar programas comerciales caros por alternativas de código abierto. La comunidad de código abierto ofrece una variedad de programas que cuentan con características profesionales sin ser demasiado costosas.

Para llevarlo en la dirección correcta, hemos reunido las alternativas para hallar el software más común usado en pequeñas y medianas empresas, ahorrando cerca de dos mil dólares por usuario al año. Ya podemos escucharlo respirar más tranquilo.

Office suite: LibreOffice

Con su procesamiento de texto, hoja de cálculo y software de presentación, Microsoft Office es el corazón y alma de la productividad de muchas empresas. Pero Office Home & Business 2013 va a cobrar 220 dólares por usuario y una suscripción a Office 365 cuesta 150 dólares por usuario cada año.

LibreOffice es compatible con los formatos de Microsoft Office.

LibreOffice ofrece algunas funciones generales en el paquete gratuito. Trabaja con los formatos de archivo estándares de Microsoft Office, así que aún va a ser capaz de abrir y ver los archivos Office de otros usuarios, o compartir sus documentos LibreOffice con socios o clientes que usan la suite de Microsoft. También se integra con los sistemas Content Management Systems y el almacenamiento de documentos en línea para facilitar la colaboración.

Correo electrónico: Thunderbird

El correo electrónico es el modo de comunicación primaria más importante para muchas empresas. Hay un gran número de clientes vía correo electrónico de pago y gratuitos, pero Microsoft Outlook es uno de los más usados. Outlook es parte del paquete Microsoft Office & Business, así como la suite más cara: Microsoft Office Professional, o puede ser comprado por separado por 95 dólares.

Thunderbird le permite enviar por correo electrónico archivos de gran tamaño subiéndolos a un proveedor de almacenamiento en línea y compartiendo el enlace con un destinatario.

Puede ahorrar esos 95 dólares por usuario cambiando su correo electrónico a Thunderbird. Desarrollado por Mozilla -los creadores del buscador web Firefox- Thunderbird proporciona características integrales incluyendo correo electrónico con pestañas, chat integrado, smartfolders y protección contra el phishing. Además, al igual que Firefox, es personalizable a través de add-ons.

Calendario: Lightning

Otra de las funciones por la que muchas empresas dependen del Microsoft Outlook es por el calendario, conteniendo todas sus citas, llamadas de conferencia, reuniones de ventas y los plazos de vencimiento. Definitivamente, necesita una gran herramienta de calendario para poder administrar y organizar sus días.

Lightning de Mozilla está integrado con Thunderbird para las tareas de calendario relacionadas con el correo electrónico.

Mozilla también tiene una herramienta gratuita para satisfacer esta necesidad. Lightning se integra con Thunderbird para administrar su programación, enviar y recibir invitaciones a reuniones, y administrar los eventos y tareas. Asimismo, puede ampliar sus capacidades con add-ons.

Contabilidad: TurboCASH

No es sorpresa que muchos negocios dependan de los Quickbooks para mantener sus libros. El software Intuit ayuda a gestionar citas y propuestas, facturación, cuentas por pagar, cuentas por cobrar y mucho más, todo desde una interfase intuitiva. Pero las opciones de Quickbook cuestan, como mínimo, alrededor de 150 dólares.

TurboCASH ayuda a hacerle un seguimiento al dinero que entra y sale de su empresa.

TurboCASH le ofrece las mismas capacidades de forma gratuita. Puede gestionar o administrar deudores, acreedores, facturación, conciliación bancaria, y más. TurboCASH tiene características completas o amplias de informe, y puede ser configurado para diferentes monedas e industrias para satisfacer las necesidades de pequeñas empresas alrededor del mundo.

Gestión de proyectos: OpenProj

Hay una gran cantidad de partes involucradas en el hecho de mantener y sacar adelante un proyecto. Necesita administrar y asignar el personal, el presupuesto, las fechas límite y otros recursos. Microsoft Project es una gran herramienta para el trabajo, pero le cobrará 456 dólares por usuario -y es bastante complejo para las necesidades de muchas pequeñas y medianas empresas.

OpenProj trabaja con varios formatos de archivos incluyendo Microsoft Project.

Ahorre mucho dinero usando OpenProj. Le ofrece características y capacidades, incluyendo las gráficas Grantt y PERT, la estructura de desglose del trabajo, de recursos y más. Su similaridad con Microsoft Project garantiza una curva de aprendizaje suave.

CRM: SugarCRM

Hacer un seguimiento de prospectos y clientes potenciales, y tener las herramientas disponibles para gestionar o administrar sus relaciones con los clientes, es fundamental para el crecimiento de su empresa. Salesforce.com se ha establecido como la líder en su área, pero cobra alrededor de 300 dólares por usuario al año.

SugarCRM es ofrecido en varias ediciones, para que así pueda ampliar sus capacidades a medida que su negocio crece.

SugarCRM es una plataforma de código abierto completa que ofrece características similares. SugarCRM Community Edition es gratuita, y como su negocio y las necesidades crecen, puede cambiarse a las ediciones Professional, Corporate, Enterprise o Ultimate pagando una cuota. No importa que versión use, igual tiene acceso al código fuente para que pueda modificar la herramienta CRM para satisfacer sus necesidades.

Compresor de archivos: 7-Zip

WinZip es el software de compresión de archivos por excelencia, con un conjunto de herramientas muy poderosas y opciones para la compresión y descompresión de archivos en una variedad de formatos. Aunque no es tan costoso como los demás -cada licencia cuesta 30 dólares- 7-Zip es una buena alternativa. Trabaja con varios formatos de compresión de archivos, al igual que WinZip. También ofrece un cifrado AES de 256 bits, la integración con Windows y localización en 79 idiomas diferentes.

Publishing: Scribus

Muchas pequeñas y medianas empresas también desarrollan su propio marketing y publicidad, diseño de folletos, volantes y otros contenidos usando un programa como Microsoft Publisher. Así como Outlook, Publisher está incluido en algunas de las versiones más caras de Microsoft Office, o se puede comprar por separado por 95 dólares.

Scribus tiene todas las herramientas que necesita para crear materiales de marketing de calidad profesional.

Puede obtener las mismas capacidades de diseño de página con Scribus. Este software de código abierto incluye las herramientas necesarias para crear materiales de marketing de aspecto profesional, incluyendo la producción lista para imprimir con separaciones de color, CMYK y colores planos y la gestión de color ICC.

Facturación: Simple Invoices

No importa el negocio en el que se encuentre, una de las más importantes funciones -si no la más importante- es que le paguen. Una gran cantidad de pequeñas empresas recurren a servicios como Freshbooks para crear facturas profesionales y personalizadas para enviar a los clientes. El servicio básico de Freshbook cuesta alrededor de 240 dólares por año.

Simple Invoices le permite manejar toda su facturación desde cualquier navegador web.

Para una alternativa asequible, échele un vistazo a Simple Invoices. Esta herramienta de facturación le permite hacer un seguimiento a los clientes, administrar o gestionar la facturación recurrente, ajustar las tasas de impuestos y mucho más. Y así como Freshbooks, puede acceder a ella desde cualquier navegador web.

Creación de diagramas: Día

Si necesita crear diagramas de flujo u otros diagramas visuales, Microsoft Visio es una gran herramienta para esto. También le costará 250 dólares por licencia.

Día le permite visualizar información compleja a través de diagramas.

En su lugar, trate con Día. Inspirado por Visio, Día incluye una variedad de herramientas y objetos especiales para ayudar a crear diagramas de relación de entidad, diagramas de flujo, diagramas de red y más. Le permite guardar los diagramas en una gran variedad de formatos, como XML, EPS, WMF, SVG, PNG y XFIG.

La adopción de soluciones de código abierto

Aunque las propias herramientas de código abierto son gratuitas, hay costos ocultos que debe tener en cuenta. Tanto si empieza desde cero como si se cambia de un software existente a uno equivalente, habrá una curva de aprendizaje para llegar a sentirse cómodo con el nuevo software. Si está cambiando de una herramienta a otra, es posible que necesite encontrar una forma de convertir o migrar los datos de sus programas existentes.

Además, la mayoría de proyectos de código abierto tienen comunidades sólidas de seguidores que están dispuestos a ayudar y compartir conocimientos, pero no tendrá un vendedor al que pueda llamar cuando algo salga mal. Algunos proyectos de código abierto o empresas de TI proporcionan ayuda sobre las herramientas de código abierto con un cargo adicional – pero eso contradice el motivo de la elección de código abierto ¿no es así?

–  Tony Bradley, PC World