Una de las principales formas que usted puede conseguir que sus negocios adopten nuevas tecnologías es asegurar que cumplan con todos los requisitos de descubrimiento y cumplimiento normativo de los usuarios, incluyendo la retención y eliminación de datos.

Si una empresa elimina algunos o todos sus datos después de un cierto período de tiempo, el nuevo servicio debe cumplir con esto.

Google se va a enfrentar mejor a este mercado con su propio producto de almacenamiento y colaboración de nube, como resultado de los nuevos cambios anunciados el pasado lunes por la mañana. Drive for Work ahora cuenta con una integración más profunda con el servicio de gestión y e-discovery de datos Vault de Google, la cual permite una mayor retención y eliminación de los datos de la empresa.

Una vez que los administradores establecen una política de retención de datos, los archivos se guardarán por un período definido de tiempo en Vault, incluso si los usuarios finales los borraran de su Drive. Además, las empresas pueden establecer una política para eliminar los archivos automáticamente después de llegar a cierta edad y establecer una espera sobre algunos datos para que se encuentren disponibles si se necesitan para una demanda.

Los usuarios finales no tienen que hacer nada diferente para aprovechar las capacidades, ya que el sistema está diseñado para ser tan invisible como sea posible cuando se trata de la experiencia del usuario final.

“Es muy transparente en el sentido de que Vault, como sugiere su nombre, mantiene o hace expirar este contenido en su almacén”, sostuvo Scott Johnston, director de gestión de productos para Drive, en una entrevista. “Y uno puede usar algo como la función de retención legal, va a borrar algo y Vault va a retener esto tanto como sea necesario, pero eso no va a interferir con su flujo de trabajo. Es como tener un dispositivo de almacenamiento adicional, que le ayuda a conservar las cosas que deben conservarse”.

Las nuevas características coinciden con las características actuales de Vault, estas características permiten la retención de los chats y correos electrónicos enviados a través de los productos de negocio de Google. Por ahora, las nuevas capacidades de retención de datos están siendo desplegadas a un número limitado de usuarios, la disponibilidad de estas nuevas funciones es para finales de este año.

Las nuevas características de Drive for Work, han sido certificado para cumplir con el estándar ISO 27018, que regula cómo las empresas manejan la privacidad de los datos personales almacenados en la nube. En particular, la certificación está diseñada para demostrar que Google no está utilizando datos de la empresa para publicidad además de tomar otras medidas de privacidad como proteger a las empresas de las solicitudes de datos de terceros.

Scott Johnston dijo que la certificación ISO no representa un cambio de política de Google, sólo una garantía adicional de que Drive for Work mantendrá privados los datos de los usuarios. Debido a que Google gana la mayor parte de su dinero de rastrear el comportamiento de los usuarios y de rastrear información en sus correos electrónicos para ofrecer mejores anuncios, la compañía tiene que convencer a las empresas que Drive es un lugar privado para almacenar cosas.

-Blair Hanley Frank, IDG News Service