Se ha preguntado ¿cuáles son los parámetros para evaluar un software de gestión empresarial? El hecho de ser integrales y adaptables, no son las únicas características por lo que las compañías contratan soluciones tecnológicas de este tipo. Los ERP, tienen una serie de componentes básicos que los hacen complemento esencial para los resultados en una organización, así como al momento de invertir en ellos.
“La tecnología ERP han evolucionado en función de las necesidades de cada empresa, siendo éstas cada vez más robustas al sumar otro tipo de plataformas a sus operaciones. Sin embargo, los elementos básicos para su evaluación, continúan siendo el núcleo de dichos procedimientos que cualquier organización o sector debe tomar en cuenta para realizar una inversión de calidad” indica Julio Olmos, Director de Desarrollo de Producto en Intelisis.
La firma nos enumera los componentes necesarios al momento de evaluar un ERP, puntos que empresarios y emprendedores deben considerar al invertir y que hacen de este instrumento tecnológico el propulsor del negocio, y por tanto, un básico empresarial:
- Componentes clave: Divididos en dos primordiales. Back office, todo aquello que administra el expediente interno de una empresa (recursos financieros, materiales y humanos) y aunque no es la parte más emocionante para un ERP, es de suma importancia que las operaciones de la oficina interna se realicen sin contratiempos. Y front office, componentes auxiliares en la gestión y relación de recursos externos a la empresa; en él, se incluyen por ejemplo un CRM que gestiona toda la información de contacto con cliente, eCommerce para la venta en línea o portales tipo intranet y extranet.
- Tipo de implementación: Existen varios sistemas que operan diferentes segmentos del negocio que deben estar integrados para que el ERP cumpla su función. El punto, es aprender a cotejar si ese servicio de implementación cobra su mantenimiento, el costo operativo y administrativo, ya que existen paquetes de ERP que no lo especifican. En ocasiones, ni siquiera cumplen con el perfil de las necesidades de la empresa.
- Comunicación en el organigrama: El ERP debe estar a cargo de la jerarquía organizacional, así como de los nuevos procesos y políticas que se generen con el paso del tiempo, porque la buena comunicación genera certidumbre desde lo empleados hasta los directivos, haciendo más rápido y sin malos entendidos el desglose de las operaciones.
- Capacitación: Este tema es de suma importancia al momento de pensar en ERPs ya que sin importar el tamaño ni el giro, el buen uso de la herramienta en todos sus niveles, garantiza mejores resultados. A mayor número de empleados, mayor es la complejidad para alinear a todos en la misma estrategia, por lo que siempre hay que pensar en este detalle o analizar si el proveedor de software también brinda un servicio de consultoría en el que sea más fácil su manejo.
- Revisión de costos: Existen un sinfín de softwares con diversos precios, pero el detalle de los más económicos, es que no proveen de seguridad y garantías en el resguardo de la información, por lo que valdría la pena hacer un verdadero análisis a la hora de elegir el adecuado para cubrir los requerimientos necesarios.
Los propósitos fundamentales de un ERP son, ayudar a la toma de decisiones, la eficiencia en el manejo de la información y la seguridad para controlarla, que no se deben de perder de vista al momento de adquirirlo, sin olvidar que en este mundo digital el reto de las empresas que ofrecen ERP, es subir a éstas en un plano de competitividad y que coadyuven a su vez, al crecimiento de la economía nacional.
