CIO100 2021 – Categoría “Gestión del Cliente / Gestión de Datos”
PROYECTO: Firmas Híbridas.
DESCRIPCIÓN: Los documentos que debían circular a por toda la organización, requerían una serie de autorizaciones que tradicionalmente eran efectuadas mediante firma autógrafa. El Grupo Avante Textil tuvo la necesidad de mantener la misma familiaridad de este esquema físico, pero con la agilidad y seguridad de un proceso digital.
Tras evaluar distintas opciones de mercado, el Grupo no encontró una que satisficiera por completo sus necesidades, optando por un desarrollo interno mediante el proyecto “Firmas Híbridas”. Se trata de una aplicación que permite que cualquier documento se cargue para firmarse (en imagen y registro digital), controlando el workflow, e insertando un código que garantice la veracidad de la firma en el documento. Además, se adicionan elementos de colaboración como mensajería entre los participantes del flujo de firma.
Con “Firmas Híbridas” el Grupo Avante Textil logró combinar el ambiente físico con el digital al momento de recopilar un conjunto de firmas para un documento ya que permite realizar este acto (firmar) en cualquiera de los dos ambientes. En un mismo documento puede haber firmas digitales y firmas autógrafas físicas.
RESULTADOS/BENEFICIOS: Gracias a este proyecto, se disminuyó el tiempo promedio de recolección de firmas de aprobación de 2 semanas a 2 horas. Se agilizó el proceso y disminuyó el costo de tiempos muertos. La herramienta permite la validación en tiempo de recepción de la validez y la no repetición de documentos financieros, disminuyendo un 20% la incidencia de reutilización de facturas en el caso de los reembolsos. Además, evita el contacto entre personas, evitando el contagio por contacto del virus COVID19.
